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Potencializando o planejamento estratégico com a Matriz SWOT

23 de julho de 2019 / Por

mulher construindo a matriz swot no scopi

O que planejamento estratégico e matriz SWOT tem em comum? Se você não tem certeza da resposta, é bem provável que esteja em apuros –  talvez sem perceber! 

Certamente, uma empresa que se planeja estrategicamente faz uma análise minuciosa de seu atual cenário diante do mercado. Para, então, montar um plano de ação para que todos os objetivos sejam atingidos com sucesso. E isto, por sua vez, tem tudo a ver com matriz SWOT. 

Continue a leitura para descobrir mais sobre:

  • O conceito de matriz SWOT;
  • Como utilizar a matriz SWOT a favor do planejamento estratégico;
  • Os benefícios da união do planejamento estratégico e da matriz SWOT para as organizações.

Afinal, este artigo foi criado justamente para desmistificar a ferramenta e mostrar como ela pode contribuir para o planejamento estratégico da sua organização.

Portanto chegou a hora de ligar os pontos! 

Desmistificando a Matriz SWOT

Antes de mais nada, precisamos entender o que é matriz SWOT e porque ela é chamada assim. 

SWOT é uma sigla para as palavras em inglês: strengths, weaknesses, opportunities e threats. No bom e velho português: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

Mas o brasileiro – sempre criativo – mexeu um pouquinho nesta ordem para fazer com que a sigla, no território nacional, fosse FOFA.

Enfim, chame da forma que preferir. A matriz SWOT, ou FOFA, nada mais é do que definir as forças e fraquezas do ambiente interno para que a empresa aproveite as oportunidades e evite as ameaças do ambiente externo.

equipe analisando o cenário de sua empresa

Ambiente Interno

São todas aquelas questões sobre as quais a empresa pode agir. Ou seja: tudo o que é de domínio da organização de certa forma. Fazem parte do ambiente interno:

  • Cartela de clientes;
  • Cultura organizacional;
  • Colaboradores próprios e terceirizados;
  • Equipamentos e tecnologias utilizadas; 
  • Filiais; 
  • Investimentos; 
  • Frotas; 
  • Sedes; 
  • Políticas, contratos, ativos físicos e digitais.

Ademais, o fato de a empresa exercer certo controle sobre o ambiente interno faz com que ela possa listar todas as forças e fraquezas relacionadas a ele

Em síntese, pontos fortes e fracos. Questões que são referência ou diferenciais competitivos e demandas que precisam de mais atenção ou necessitam ser melhoradas.

Ambiente Externo

Envolve tudo aquilo que não está nas mãos da empresa. Logo, as coisas sobre as quais a organização não exerce nenhum tipo de controle. São exemplos de fatores externos:

  • Questões climáticas, desastres naturais;
  • Variação cambial;
  • Taxas e juros de mercado; 
  • Crises econômicas, 
  • Eleições, leis, normas, políticas; 
  • Embargos;
  • Guerras e conflitos.

Desse modo, olhando para o ambiente externo será possível estabelecer as oportunidades e ameaças – elementos essenciais para criar a matriz SWOT aliada ao planejamento estratégico. Trata-se de observar os cenários favoráveis e desfavoráveis, o que pode contribuir para a organização e o que pode influenciar os negócios de maneira negativa.

Mas o interessante da análise SWOT, é que ela permite que os líderes tenham uma visão geral dos pontos positivos e negativos nos dois ambientes. Para, depois, descobrir qual é o caminho mais seguro que a empresa pode seguir para atingir seus objetivos.

Afinal, como potencializar as forças para aproveitar as oportunidades e trabalhar sobre as fraquezas para passar longe das ameaças?

Isto é o que veremos a seguir! 

Como usar a Matriz SWOT no Planejamento Estratégico

Enfim chegamos ao momento crucial. O momento de colocar a mão na massa a construir a matriz SWOT, já pensando em um planejamento estratégico vencedor! 

Em primeiro lugar, imagine um quadrado dividido em quatro partes iguais. De repente, seja até melhor você desenhar em uma folha em branco. 

O lado esquerdo da página corresponde ao seu ambiente interno. É onde estão os espaços para que você preencha com suas forças e fraquezas. Obviamente, do lado direito ficam os aspectos relacionados ao ambiente externo. É onde você posicionará as oportunidades e ameaças.

modelo de matriz swot

Agora que estamos visualmente de acordo, aqui vai um passo a passo que pode te ajudar:

1) Defina suas forças

Antes de mais nada, ao pensar nesta etapa, preste atenção nas coisas que vocês fazem bem dentro da empresa – pelas quais são referência na respectiva área de atuação.

O que a sua organização faz melhor do que a concorrência?

Talvez você tenha uma equipe matadora, talvez o ambiente de trabalho seja reconhecido nacionalmente pela inovação. Pense em questões estruturais, tecnológicas, culturais, logísticas, contratuais.

Exemplos: uma empresa padrão GPTW, com benefícios que melhoram a qualidade de vida dos colaboradores, equipamentos novos, estrutura física recém-reformada, liderança horizontal.

2) Aponte suas fraquezas

Em seguida, observe quais são os fatores internos negativos ou que precisam de melhorias para otimizar o desempenho da organização e a qualidade das entregas.

O que seus concorrentes fazem melhor do que você?

Portanto, tente enxergar o que ainda não está bom. Preste atenção aos feedbacks de colaboradores e clientes. Observe as dificuldades que a equipe enfrenta diante do mercado, veja quais são os pontos que impedem o seu crescimento.

As fraquezas podem estar relacionadas aos seguintes fatores:

  • Falta de recursos;
  • Localização da sede, 
  • Acessibilidade;
  • Comportamento da liderança;
  • Falhas na comunicação;
  • Falta de presença na mídia; 
  • Baixo desempenho;
  • Salários em desacordo com o mercado.

Exemplos: infelicidade da equipe de vendas com o novo gestor, um prédio que não tem estacionamento, colaboradores que não recebem treinamentos nem participam de eventos externos, equipes infladas devido ao crescimento desgovernado.

3) Liste suas oportunidades

Logo após, entenda quais são os fatores externos que podem beneficiar a empresa de alguma maneira. É o tipo de coisa que está ali, só esperando que alguém enxergue.

De que forma, por exemplo, a transformação digital pode beneficiar os negócios?

Em resumo, preste atenção às mudanças regulamentares, aos novos aspectos econômicos, à jornada de consumo das pessoas. Bem como aos lançamentos do mercado, às possibilidades de novas parcerias, às tendências locais e globais. Informe-se e estude para identificar novas chances de crescer!

Exemplos: cursos online sobre temas de interesse, possibilidade de buscar investidores, forte presença online, recursos tecnológicos avançados, novos postos de trabalho.

4) Enxergue as ameaças

Por fim, faça uma lista de tudo o que está lá fora e pode prejudicar os negócios. São fatores que fogem do seu controle, elementos com o famoso efeito surpresa.

Que tipo de ocorrência pode desestabilizar a organização?

Ou seja, controle as ações da concorrência, identifique como está o share de mercado, tome cuidado com lançamentos e descontinuações de produtos ou serviços.

Ademais, identifique ainda tendências e gere insights que possam revelar como será o futuro para o seu segmento de atuação. O que será que as pessoas esperam daqui por diante? O que você precisa mudar para se adaptar ao novo cenário e atender a expectativas cada vez mais altas?

Exemplos: ferramenta do concorrente com nova funcionalidade, fornecedor mal visto, escassez de profissionais especializados, baixa ou alta do dólar.

Dessa forma, com todas as informações em seus respectivos espaços, é hora de otimizar o uso da sua matriz SWOT. Confira nossas dicas a seguir! 

Dicas para otimizar o uso da matriz SWOT

Pensando bem, parece um pouco infantil utilizar papel e caneta, certo? Especialmente por não estarmos falando sobre nossas vidas pessoais, nem tentando decidir se é melhor casar ou comprar uma bicicleta (questões que a matriz SWOT também pode ajudar a definir!) 

No entanto, apresentamos a solução a seguir:

Matriz SWOT digital

Pensando na seriedade do seu negócio, não podemos deixar de informar que todo esse passo a passo pode ser feito digitalmente. Dentro do Scopi, software de planejamento estratégico referência no Brasil, existe uma área específica para o uso da matriz SWOT.

Nele é possível organizar todo o registro de dados e disponibilizar o acesso a todos os colaboradores. Para que, assim, todos tenham uma visão geral sobre os próximos passos da organização.

matriz swot dentro do software de planejamento scopi

Logo após listar todas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, é preciso correlacionar as áreas para montar uma estratégia de sucesso.

Em outras palavras, observar com atenção como é possível potencializar as oportunidades e defender-se das ameaças com o uso eficiente de suas forças. Mantendo-se sempre consciente sobre os pontos fracos para que não prejudiquem as ações previstas. Veja um exemplo abaixo! 

Correlacionando as áreas da matriz SWOT

Uma marca de roupas está no mercado há quase dez anos. Mas apesar de seus diferenciais competitivos (forças), como preço, qualidade e estampas exclusivas, vem perdendo espaço de mercado (ameaças)

Entretanto, ela reconhece que planeja mal suas ações. Sua equipe de marketing não possui um pensamento estratégico e analítico que favoreça essa situação (fraquezas)

Ainda assim, eles têm consciência da situação e começaram a pesquisar formas de otimizar seu planejamento estratégico. Encontraram inclusive softwares especializados que ajudam a centralizar as ações e acompanhar tudo em um único lugar (oportunidade)

Dessa forma, a empresa pode focar em planejamento estratégico para potencializar seus diferenciais competitivos, impedindo então que a marca perca espaço de mercado. Melhor ainda, que ela recupere seu espaço e continue em constante crescimento. 

Com esse cenário desenhado, a matriz SWOT ajuda a identificar os pontos de melhoria que podem ser levamos em conta na hora de planejar as ações do negócio, sabendo onde deve-se investir mais ou menos.  

Nesse sentido, por ser uma ferramenta de extrema importância para o planejamento estratégico, a matriz SWOT não pode ser elaborada de qualquer jeito. Definitivamente, esta não é uma tarefa que você assumirá por conta própria ou muito menos concluirá em uma tarde.

Convoque as pessoas certas

Visto que não existe limite de participação e essa não é uma atividade que inclui apenas gestores e diretores. Logo, opte por misturar cargos, times, funções e hierarquias. Se for preciso, conte com a ajuda até mesmo de alguns clientes. Quanto mais variada for a visão, mais completa será a sua análise

Faça um brainstorming com essas pessoas

Sem dúvida, o objetivo aqui é preencher todos os espaços (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças) com o máximo de insights possíveis. Isto significa, acima de tudo, estudar minuciosamente a empresa, enxergar todos os detalhes!

equipe fazendo brainstorming

Elimine os excessos

Com a equipe formada, observe tudo o que foi dito e provoque uma discussão saudável sobre o que talvez não faça tanto sentido assim. Junte assuntos correlatos, elimine itens repetidos e elabore uma matriz SWOT simples, transparente e intuitiva.

Isto é, com as informações bem estabelecidas, será possível traçar o planejamento estratégico da marca com ações que se relacionem à análise do cenário atual. Favorecendo assim o crescimento não só da organização, mas de todos os que se relacionam com ela.

Dessa forma, agora é só dar mais um passo adiante e começar a desejar o planejamento estratégico da sua empresa pensando em quais ações podem ser feitas para solucionar as fraquezas ou potencializar as forças encontradas na matriz SWOT.

Com o propósito de ajudar você nessa jornada, aqui está um Guia Completo de Planejamento Estratégico que poderá ajudá-lo a continuar trilhando o caminho do crescimento do seu negócio. Arregace as mangas e mãos à obra!

Gostou do conteúdo sobre matriz SWOT? Você já desenhou a da sua empresa? Conta pra gente nos comentários a sua experiência com a ferramenta!

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5 maneiras de otimizar os processos internos da sua empresa

19 de julho de 2019 / Por

5 formas de otimizar os processos de uma empresa

Se você chegou até este conteúdo, é porque está procurando informações sobre como melhorar os processos internos de uma empresa, correto? Sendo assim, é importante entender que o desempenho de um empreendimento depende de diversos aspectos. Principalmente, relacionados à comunicação e ao processamento de dados funcionando em harmonia. 

Mas para que seu negócio seja mais produtivo e competitivo no mercado atual, é imprescindível que questões como a comunicação interna, a implementação de recursos tecnológicos e o mapeamento de dados, por exemplo, sejam devidamente organizadas e otimizadas pelos gestores da empresa.

Por isso, separamos cinco maneiras de aperfeiçoar os processos internos da sua empresa. Você lerá sobre:

  • O que são processos internos?
  • Como otimizar os processos internos de uma empresa?
  • Dicas para aprimorar os processos internos da sua organização. 

O que são processos internos?

Em resumo, processos são as tarefas executadas para que determinados objetivos sejam alcançados. Ou seja: são uma sequência lógica de ações realizadas para que entradas sejam transformadas em saídas! 

Sobretudo, tratam-se de todas as atividades feitas de maneira sistemática e contínua pelas equipes para que a empresa tenha um andamento orgânico. Do pagamento de contas e organização de planilhas à contratação de novos funcionários, por exemplo, são atividades consideradas processos internos.

Como otimizar os processos internos de uma empresa?

Ademais, é fundamental que as ações que compõem o cotidiano funcional do negócio sejam otimizadas continuamente. Em especial, no panorama competitivo em que o mercado moderno se encontra. 

Confira, agora, nossas dicas para melhorar seus processos internos!

1. Mapeie e analise seus processos internos:

Sem dúvida, o primeiro passo para melhorar um processo é realizar o seu mapeamento. Em outras palavras, é necessário levantar cada ação feita pela empresa. Analisando: 

  • Onde se inicia e onde se encerra;
  • Quais setores estão envolvidos; 
  • Quais os resultados almejados;
  • Qual é o objetivo final de cada processo. 

Falaremos sobre como a tecnologia pode auxiliar nessa questão mais adiante no conteúdo.

mapeando processos internos

2. Integre os setores da sua empresa:

Uma organização deve ser encarada como um organismo único, onde todos os seus departamentos estão integrados. E isso só é possível se os variados setores da empresa estiverem inter-relacionados.

Por exemplo: se o chão de fábrica não troca informações em tempo real com a equipe de compras, existem grandes chances de que ocorram falhas e equívocos. Tais como a falta de insumos para a produção – o que pode impactar diretamente nos custos e na qualidade final dos produtos ou serviços! 

3. Incentive a comunicação interna

A comunicação é um ponto vital de todo negócio. E, para garantir o bom funcionamento dos processos internos, é muito importante que ela seja baseada em diálogos abertos e acessíveis.

Dito isso, facilite o processo: elimine hierarquias que possam gerar falhas de entendimento entre os setores. O que queremos dizer é que se as equipes não se comunicarem de maneira transparente e objetiva, é possível que ocorram desencontros de objetivos.  Gerando, assim, gastos desnecessários e até mesmo desmotivação dos colaboradores que não atingem suas metas.

O ideal é que todos possam interagir por meio dos canais de comunicação da empresa (reuniões periódicas, murais de recado, intranet, etc.) e que os gestores estejam sempre a par do planejamento estratégico.

4. Estimule o engajamento das equipes:

Equipes engajadas representam mais produtividade para o negócio e, consequentemente, benefícios como: 

  • Redução de custos;
  • Melhoria dos processos internos; 
  • Otimização dos resultados;
  • Aumento da competitividade da empresa.

Desenvolva um ambiente profissional amigável, onde os colaboradores se sintam à vontade para dar opiniões e participar das decisões relacionadas aos procedimentos cotidianos da organização. Além disso, a troca de feedbacks entre líderes e liderados também tem um papel indispensável para que exista mais engajamento entre as equipes.

equipe engajada

5. Implemente a transformação digital:

Por fim, o uso da tecnologia é um dos pontos mais importantes. Em especial pelo fato de estarmos situados na era da comunicação digital. Atualmente, não há processo que não possa ser otimizado com o bom uso da tecnologia – de aspectos simples relacionados à comunicação interna até a organização e mapeamento de dados complexos sobre o mercado no qual a empresa atua.

Um software de planejamento estratégico como o Scopi, por exemplo, oferece inúmeras soluções para os processos internos:

  • Integrando e reunindo informações sobre todos os departamentos em um único banco de dados;
  • Gerando relatórios de resultados para dar suporte à tomada de decisões;
  • Padronizando as sequências em que as atividades devem ser realizadas.

Entre outras ações que podem economizar recursos e melhorar a produtividade do negócio! 

Mas como você pode conferir neste conteúdo, os processos internos de uma empresa abrangem dos mais simples aspectos – como o pagamento de contas – até procedimentos complexos como a análise de dados sobre o mercado.

Além disso, observamos que para que essas atividades sejam otimizadas é necessário ter uma ótima comunicação entre as equipes, integração entre os setores, colaboradores engajados – e, é claro, soluções tecnológicas devidamente implementadas! 

Gostou do nosso artigo sobre como melhorar os processos internos de uma empresa? Então, continue acompanhando nosso blog para se manter por dentro das novidades do mercado!

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Afinal, o que é proposta de valor? O que implica contar com uma e por que é tão importante para a estratégia da organização e o relacionamento com os consumidores?

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