equipe analisando a melhor forma de fazer um workflow

Workflow: entenda o que é e como criar para sua empresa

Na gestão das empresas é comum existirem momentos em que as equipes se sentem sobrecarregadas ou sem foco. Esse tipo de problema pode ser solucionado através de um workflow, ou fluxo de trabalho em tradução literal do inglês. Ele é utilizado para definir a maneira que o trabalho é realizado em diferentes setores de uma empresa. 

A fim de tirar todas as suas dúvidas, trouxemos este artigo para você entender o que é um workflow, quais seus benefícios e como criar um. Continue a leitura para saber mais!

O que é workflow? 

Como já citamos anteriormente, workflow é uma expressão de língua inglesa que significa fluxo de trabalho. É um termo utilizado para definir a forma como as pessoas realizam suas funções, ou seja, aquela série de tarefas que precisam ser feitas para entregar algo. 

Ele pode ser focado nos processos internos rotineiros de uma empresa, como abordagem de vendas, por exemplo. Ou ser utilizado para um projeto específico, como um lançamento de um novo produto ou uma atualização em um software SaaS

Em resumo, ele deve ser entendido como uma sequência de tarefas decisivas para o sucesso de algum projeto ou ação de uma empresa. Porém, não deve ser confundido com uma única tarefa ou com várias conjuntas, como é o caso de um projeto. 

Por outro lado, vale ressaltar sua importância para o planejamento estratégico. Afinal, uma equipe que sabe como realizar seu trabalho de forma prática e sem distração está muito mais preparada para alcançar os objetivos estratégicos de uma empresa

Como fazer um workflow

Com toda a certeza, a criação de um workflow pode trazer muitos benefícios às empresas. Inclusive falaremos sobre eles mais adiante! Agora vamos focar na prática e aprender como fazer um workflow. 

1. Analise os processos internos da sua empresa

Em primeiro lugar é fundamental analisar os atuais processos internos da empresa. Dessa forma, é possível ter uma noção de quantos workflows são necessários para suprir a demanda das equipes.

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2. Defina os responsáveis 

Em seguida, defina quem são os líderes dos departamentos que terão seus próprios workflow. Ou no caso de projetos, quem serão os responsáveis. Esses líderes serão fundamentais para guiar, acompanhar e garantir que as etapas do workflow estão fluindo como planejado.

3. Escolha o início do processo

Todo projeto ou processo precisa ter um início. Por mais óbvio que isso pareça, é importante definir o que significa este começo. Pode ser uma troca de e-mail, uma reunião ou a entrada de um novo cliente. Essa definição é importante para que o processo seja acompanhado e documentado do início ao fim.

profissional desenhando o workflow

4. Liste tarefas, desvios e ações

Assim que o início do workflow for definido, entra a parte mais importante: listar as tarefas, ações e possíveis desvios que completam aquele processo. Nesta etapa é detalhado passo a passo o caminho a ser seguido.

Só pra ilustrar, confira como funcionaria o workflow básico da criação de um planejamento estratégico: 

  • análise de cenário da empresa;
  • definição dos objetivos estratégicos;
  • criação dos processos e projetos para alcançar os objetivos;
  • escolha dos indicadores-chave de sucesso.

Dessa forma, listamos tudo que deve ser feito, além da ordem de execução, trazendo mais praticidade para a rotina das equipes. 

5. Indique o final

Por fim, indique qual ação determinará o fim do workflow. Alguns exemplos são: o início das ações do planejamento estratégico, a publicação de um artigo, a entrega de um relatório para o cliente, o envio de nota fiscal, etc. 

Bônus: Otimização constante

Vale lembrar que o workflow não precisa ser um processo engessado e definitivo. Sempre que erros ou dificuldades começarem a aparecer, é hora de analisar novamente e promover melhorias. Dessa forma, a otimização constante irá promover mais eficiência no dia a dia da empresa! 

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Os benefícios de um workflow

Agora que você já entendeu o que é e como fazer um workflow e como fazer um, vamos conhecer alguns dos benefícios que ele traz para o dia a dia das empresas. 

Agilidade

O workflow traz mais assertividade no que deve ser feito, por isso garante mais agilidade para a realização das tarefas. Além disso, ao criar um workflow é comum que etapas desnecessárias sejam deixadas de lado, focando no que importa. 

Padronização de processos

Ao criar o workflow para um processo interno ou modelos de projetos, a empresa está padronizando processos. Isso traz mais praticidade tanto na execução quanto na hora de inserir um novo profissional na rotina da empresa. 

Bem-estar e produtividade da equipe

Como falamos no início do artigo, a desorganização dos processos na gestão empresarial pode causar falta de foco e estresse. Por outro lado, quando há um processo estabelecido, todos sabem o que deve ser feito e qual sua participação nas ações. 

Como resultado, vamos refletir no aumento da produtividade e do bem-estar da equipe, que passa a se sentir responsável e entender sua colaboração nos resultados. 

Redução de custos

No momento em que o workflow traz mais assertividades às ações e elimina tarefas desnecessárias, a empresa utilize melhor seus recursos. Por outro lado, isso impacta na redução dos custos da empresa, que não precisa fazer maiores investimentos para produzir mais ou melhor

Monitoramento em tempo real

Analisar o desempenho de suas tarefas é essencial para saber se elas estão alcançando o resultado esperado. O sistema de workflow disponibiliza as métricas diárias. Dessa forma, você tem os dados a todo o momento em suas mãos.

Com o sistema é possível não só coletar os dados, mas também facilitar a sua visualização. Por meio de gráficos e dashboards, é possível ter a informação de maneira simples e clara.

Por fim, com o acompanhamento diário, é possível rever seu planejamento sempre que precisar. Dessa maneira, você e sua equipe realizam os ajustes necessários para que seus objetivos sejam alcançados.

Tomada de decisões mais assertiva

Quando o gestor tem em mãos os dados certos e a equipe está em sintonia, a tomada de decisões é muito mais acertada. Logo, o workflow assegura mais clareza em suas ações e planejamento.

Com os processos determinados e alinhados, os problemas são resolvidos rapidamente. Sendo assim, a tomada de decisão tem um maior embasamento e qualidade, oferecendo os melhores resultados.

Como um software de planejamento estratégico pode ajudar no Workflow da sua empresa?

De modo geral, o planejamento estratégico é o coração de todo o negócio. Afinal, é nele que estão definidas as metas e objetivos a serem alcançados. Bem como, as ações e projetos que serão desenvolvidos.

Possuir um software de planejamento permite uma organização das informações. Além disso, a visualização das ações e objetivos está de maneira clara. Dessa forma, possibilita que o gestor defina as prioridades e realize as alterações necessárias.

O workflow, como apresentado, é o fluxo de trabalho mais organizado e eficaz. Então, essas ações são baseadas em seu planejamento. Portanto, ao contar com um software que cuide dessa etapa, terá o resultado ideal.

Não há como começar a organizar os seus processos sem saber o que deseja. Ou seja, é essencial apostar inicialmente no planejamento e na otimização do mesmo.

Por fim, ao ter em mãos as informações organizadas é possível iniciar seu processo com o workflow. Dessa maneira, você terá os melhores resultados para a empresa. Logo, a equipe sabe exatamente o que deve fazer.

Planejamento estratégico

Vale lembrar que o planejamento da empresa deve ser claro e alinhado com as expectativas. Assim, há alguns pontos que precisam constar em seu documento. Por exemplo:

  • Diagnóstico;
  • Filosofia e diretrizes;
  • Definição das metas e indicadores;
  • Plano de ação;
  •  Controle e gestão de resultados.

De modo geral, ao ter esses pontos definidos e estruturados é possível organizar todo o processo de workflow. Afinal, você sabe o que deseja alcançar e como pretende fazer isso.

Como o Scopi pode ajudar?

O Scopi auxilia na criação de um modelo de gestão estratégica. Assim, o software de planejamento integra tudo que precisa de uma forma simples, permitindo o acompanhamento em tempo real de seus processos e projetos.

Com ele é possível criar o modelo de negócio, ter um diagnóstico estratégico, definir os objetivos. Além disso, acompanhar indicadores, processos e tarefas. Você pode acessar todos os dados do software pelo celular. Dessa forma, independente de onde esteja, terá as informações necessárias. Então, clique aqui para agendar uma demonstração da solução.