Controle do Planejamento

Controle do planejamento estratégico: conheça as melhores práticas

Ter um planejamento é essencial para uma empresa que deseja se manter e crescer no mercado competitivo. No entanto, de nada adianta ter um se não souber fazer o controle e avaliação do planejamento estratégico da organização. Aliás, o sucesso de um plano de gestão depende do acompanhamento eficaz de sua execução, senão todo o trabalho pode ter sido em vão.

Ter o controle do que está sendo realizado dentro do plano de ação é uma garantia de que tudo está sendo executado da forma correta, ou seja, exatamente como foi planejado. Aliás, ele precisa ser adaptado sempre que for necessário, seja por não estar tendo o resultado esperado ou porque surgiram mudanças que precisam ser consideradas.

A seguir, listamos um passo a passo de como executar e acompanhar todas as ações do planejamento estratégico. Confira!

A importância do controle e avaliação do planejamento estratégico

O planejamento estratégico é uma ferramenta fundamental para auxiliar a empresa a caminhar em direção ao sucesso. Ou seja, ajuda a desenvolver uma visão de médio e longo prazo e desta forma, conquistar os objetivos do negócio.

Em suma, trata-se de um processo sistêmico que permite definir o melhor caminho a ser seguido por uma organização, para atingir um ou mais objetivos. Do mesmo modo, a empresa reconhece a situação atual e faz uma projeção de futuro, ou seja, como o negócio deseja estar daqui a alguns anos. Ele é um conceito básico da gestão e administração empresarial.

Entretanto, o planejamento estratégico precisa ser um processo que envolva todas as equipes e níveis da empresa. Além disso, de nada adianta criar um planejamento estratégico matador, com metas e objetivos bem definidos, se ele não for executado com seriedade num percurso que seja acompanhado, controlado, medido, ajustado e compartilhado.

Certamente, esse acompanhamento é imprescindível para comparar os resultados alcançados com os resultados planejados. Aliás, é a partir do monitoramento que será possível corrigir os pontos indevidos e reforçar os bons resultados a fim de garantir que as metas estabelecidas sejam alcançadas. Por isso, o planejamento exige uma dinâmica permanente.

O que é preciso para controlar o desempenho do planejamento

O gestor deve acompanhar de perto se todas as atividades estão sendo executadas de acordo com os parâmetros definidos. 

Um exemplo de que o processo não está andando como deveria é o limite de custo estar ultrapassado ou exigindo mais do que o que foi planejado. Confira algumas dicas de como fazer o controle e avaliação do planejamento estratégico.

Invista em liderança estratégica

Certamente, antes de qualquer coisa, é fundamental ter líderes que sirvam de inspiração para a equipe. Investir no desenvolvimento de liderança estratégica é um recurso poderoso para engajar seus colaboradores. Aliás, um gestor inspirador é aquele que consegue transmitir uma mensagem que motive e desenvolve todos os funcionários da empresa.

Sobretudo, equipes bem treinadas conseguem atender suas demandas de forma satisfatória e, ainda, produzir grandes resultados. Por isso, investir em treinamento e desenvolvimento de pessoas e equipes se torna cada vez mais necessário.  Além disso, um líder estratégico garante mais comprometimento com as diretrizes organizacionais e a melhor gestão de tempo e recursos disponíveis.

Diferentemente do que chamamos de chefes, a liderança estratégica inspira no cumprimento de objetivos e motiva a todos de maneiras diferentes. Líderes são muito importantes para as organizações. Em suma, eles são as peças e ferramentas que operam um bom desenvolvimento estratégico.

líder estratégica de uma empresa

Centralize seu planejamento

Para que o planejamento caminhe conforme o planejado, é importante que todos os colaboradores envolvidos estejam por dentro de todas as ações traçadas para alcançar os objetivos. 

Aliás, ter todos os seus colaboradores, gerentes e diretores na mesma página pode ser um grande diferencial na hora de colocar o planejamento em prática.

Além disso, comunicar as estratégias às partes interessadas e criar uma rotina de comunicação que mantenha todos os envolvidos atualizados sobre a evolução do planejamento também contribui para os objetivos.  Sobretudo, centralizar o plano em um só lugar é fundamental para acompanhar o desempenho e mensurar resultados.

O Scopi é uma ferramenta que possibilita a integração de tudo o que é necessário para colocar em prática o seu planejamento estratégico e ter o controle de todo o processo. 

Além disso, cada setor tem metas e objetivos diferentes a serem alcançados e a ferramenta dá uma visão geral de todo esse processo.

Defina todos os projetos

Uma dica importante para ajudar no acompanhamento e controle do planejamento estratégico é desenhar todos os projetos e ações estabelecidos

Além disso, é fundamental nomear o responsável por cada atividade necessária para o alcance do objetivo.  Você pode contar com a participação da equipe na hora de definir essas tarefas.

Reúna todos e peça que cada profissional coloque no papel quais são suas principais atividades relacionadas e em seguida converse com cada um deles sobre o assunto. Outra dica é dividir as grandes tarefas em partes menores, tornando-as mais gerenciáveis.

O Scopi também tem uma funcionalidade bastante útil para esta etapa. Com as tarefas, responsabilidades e prazos definidos para cada envolvido no processo, a ferramenta ajuda a ter esse controle da produtividade. Os projetos são inseridos no software e todos podem ter controle sobre as metas, os projetos e tarefas a serem executados.

Automatize processos

Certamente, o trabalho de desdobramento da estratégia empresarial por meio da gestão por processos pode ser potencializado com ferramentas de automatização. Além de trazerem mais praticidade para a rotina, geram relatórios preciosos para acompanhar o planejamento de forma ampla e detalhada.

Com a automatização também é possível conseguir um maior nível de precisão no controle e avaliação do planejamento estratégico, facilitando o desafio de acompanhar a execução das operações no dia a dia.

equipe definindo projetos

Defina KPIS

Primeiro de tudo é importante entender o que são KPIs e para o que eles servem. Em síntese, a sigla é uma representação do termo em inglês “Key Performance Indicators”, ou seja, indicadores-chave de performance. No entanto, esse indicador é utilizado para medir o desempenho dos processos de uma empresa e, com essas informações, colaborar para que alcance seus objetivos.

Assim, os gestores podem verificar se a empresa está no caminho certo para que a estratégia seja atingida ou não. Além de medir do desempenho, também possibilitam a comunicação do desenvolvimento da empresa. 

Contudo, com os KPIs é possível fazer com que os colaboradores entendam o quanto suas atividades colaboram para o sucesso desses números.

Entretanto, é fundamental saber que as métricas são diferentes dos KPIs. Uma métrica se transforma em KPI na medida em que auxilia na tomada de decisão dentro da empresa. Com certeza, os melhores indicadores de um negócio possuem algumas características, como as que citamos a seguir:

  • serem compreensíveis e simples, para que todos os colaboradores entendam sua importância;
  • ter relevância e ser de alto impacto para o negócio é fator indiscutível;
  • buscar o equilíbrio para atender as necessidades de curto e longo prazo;
  • a mensuração deve ser possível diariamente, semanalmente, mensalmente, variando de acordo com a necessidade.

Por isso, a definição de bons indicadores de performance permitem aos gestores medir o desempenho e identificar onde estão os problemas internos, permitindo o aperfeiçoamento das operações, durante o controle e avaliação do planejamento estratégico.

Alguns exemplos de indicadores que podem ser utilizados são:

  • Taxa de Conversão
  • Custo de Aquisição de Cliente (CAC)
  • Retorno sobre Investimento (ROI)
  • Customer Lifetime Value (CLV)
  • Churn Rate
  • Net Promoter Score (NPS)

Análise de resultados

Após ter os KPIs bem definidos e alinhados, é importante fazer a análise de resultados de todas as ações e projetos executados durante a implantação do planejamento. Este é um dos últimos itens da lista, pois é justamente nesta etapa que verificamos todos os resultados do que foi planejado.

Como já falamos anteriormente, mensurar e acompanhar os resultados é uma das etapas mais importantes do ciclo. No entanto, isso é feito, geralmente, através de uma análise de relatórios operacionais e financeiros regulares sobre as atividades da empresa. 

Por outro lado, esses dados mostram em quais aspectos a empresa está indo bem e em quais ela precisa melhorar.

Faça reuniões constantes

Certamente, as reuniões para acompanhamento das metas do planejamento estratégico são muitos importantes para o andamento de todas as ações. Aliás, o mais indicado é que sejam feitos encontros semanais e mensais para analisar o que foi feito, que resultado gerou e o que vem pela frente.

Além disso, as reuniões pré-agendadas com todos os envolvidos são essenciais para o alinhamento e engajamento da equipe de trabalho. Elas podem ser divididas em equipes, conforme abaixo.

  • Reunião da diretoria: tem foco em indicadores do negócio como um todo. Em suma, é uma reunião macro que indica para onde a empresa está indo com os lucros, receita, despesas, vendas e satisfação do cliente.
  • Reunião em equipe: é quando toda a força de trabalho se reúne, geralmente em setores, em que é feita uma avaliação de forma micro, com indicadores do mês corrente. Entretanto, são analisadas a produtividade, a evolução dos projetos e a eficiência dos processos.

Com essas reuniões é possível entender o papel de cada um, além de ajustar processos, alinhar expectativas e resenhar ações que sejam necessárias para o bom andamento do planejamento estratégico.

Equipe de planejamento em reunião

Benefícios do acompanhamento 

Com certeza, o acompanhamento do planejamento estratégico traz inúmeros benefícios tanto para gestores quanto para a equipe. Além de manter as estratégias bem alinhadas entre equipe e projeto para que o andamento dos processos funcionem perfeitamente. 

Confira os principais benefícios:

Alcance dos objetivos

Através do acompanhamento é possível fazer o controle e avaliação do planejamento estratégico. Quando elaborado, para cada atividade foi pensado um parâmetro necessário para a realização das mesmas. Por isso, o acompanhamento visa garantir que esses parâmetros estão sendo seguidos, para que os objetivos traçados sejam alcançados.

A garantia do andamento das atividades ajuda a estabelecer padrões de desempenho que indiquem o progresso rumo aos objetivos de longo prazo, avalia o desempenho das pessoas e fornece insumos para a formulação de feedbacks.

Melhoria contínua das estratégias

Através dos dados obtidos durante o acompanhamento do planejamento é possível analisar os resultados e fazer a melhoria contínua das ações elaboradas. Ou seja, com base nos mesmo indicadores utilizados na hora da criação do plano, é possível fazer a revisão dos processos e a tomada de decisão, à medida que os gestores percebam que é preciso modificar plano de ação.

Produtividade e bem-estar da equipe

Certamente, não podemos deixar de fora o benefício de melhoria no bem estar e na produtividade da equipe. Entretanto, o controle e avaliação do planejamento estratégico exige reuniões que beneficiam o engajamento de todos os envolvidos. Além disso, deixam todos alinhados sobre o andamento das ações e resultados, além de diminuir a pressão com os prazos e estágios dos processos.

Execução do que foi planejado

Todos os benefícios anteriores se resumem à execução de tudo o que foi planejado. Aliás, somente com o monitoramento das ações é possível acompanhar e alinhar as estratégias e garantir que tudo seja executado conforme o planejado.

O gestor também consegue verificar se as atividades estão sendo desempenhadas de acordo com os valores da empresa. Enfim, o monitoramento permite que o planejamento esteja em constante busca pela melhoria dos processos adotados na empresa.

Depois de todos os apontamentos citados acima, podemos concluir o quanto é importante fazer um acompanhamento para facilitar o controle e avaliação do planejamento estratégico. Além disso, fornece informações gerenciais periódicas que contribuem para a tomada de decisão estratégica, com base em informações sólidas.

O acompanhamento da implementação traz inúmeros benefícios, como por exemplo, o alcance dos objetivos traçados, a melhoria contínua das estratégias e a produtividade e o bem-estar da equipe. Além disso, permite a execução do que foi planejada, a correção de possíveis falhas, o alinhamento das ações, o engajamento dos colaboradores, além de muitos outros.