homem fazendo gestão de processos

Gestão de Processos: padronizando o seu jeito de fazer

Entende-se processo como uma sequência de ações com recorrência, que se repetem. Comparando com projeto, este tem um fim determinado e visa um ou mais resultados exclusivos, já o processo, não. A padronização de processos é tida muitas vezes como uma atividade burocrática, que não traz resultados. Porém, esta é uma interpretação equivocada. Muito pelo contrário, traz ótimos resultados. Seguem alguns deles:

Aumento da produtividade

Na medida em que cada empresa tem um processo padronizado e cada um sabe previamente o que tem a fazer, não se perde tempo com o retrabalho, com a tentativa e erro, e mais atividades poderão ser realizadas num menor intervalo de tempo. Há também um ganho de tempo no processo de qualificação dos colaboradores que no ingresso na empresa aprenderão mais facilmente como se realiza o trabalho, já que ele está sistematizado.

Integração entre todas as áreas da empresa

Com a gestão de processos, cada setor sabe o que precisa fazer para contribuir com o sucesso da empresa. As equipes entendem qual é seu papel dentro da organização, bem como qual é o papel dos demais departamentos. Este entendimento é bastante importante, pois cada um percebe mais facilmente que um depende do outro. 

Visão sistêmica

A integração de processos e pessoas promove o que chamamos de visão sistêmica. A empresa assume a condição de um organismo vivo onde cada departamento tem uma função que está conectada ao todo e graças a esta conexão o organismo funciona.  Quanto mais conectado, melhor.

Redução de erros e custos

A reunião de ações formando um processo também ajuda a reduzir erros e eliminar desperdícios. Um processo bem sistematizado, significa que foi pensado e testado. Representa a melhor forma de entregar um resultado. Segue a lógica de fazer mais com menos, da maneira mais eficiente e com a melhor relação custo/benefício. 

Dica: Planejamento estratégico: tudo que você precisa saber

4 passos para organizar a gestão de processos

1. Levantamento dos processos

Primeiramente devemos fazer um levantamento de todos os processos que ocorrem em todos os setores da empresa. Listar as tarefas avulsas e as realizadas em grupo. Como é feita a venda? E o faturamento, a cobrança, a produção, a admissão de um novo funcionário, a renovação dos seguros, a aquisição de um bem, as reuniões, etc.? Enfim, todos os processos, desde o mais ao menos complexo. Nesta etapa encontraremos algumas ações e alguns processos que poderão ser modificados e até descartados. 

2. Construção do fluxo de trabalho

Feito o levantamento e o descarte daquilo que é desnecessário, é hora de desenhar os fluxos dos processos, através de workflows (representação gráfica da sequência de ações que compõem um processo de trabalho).  É bom salientar que os processos devem ficar alinhados aos respectivos objetivos estratégicos, já que um processo que não tem objetivo não tem sentido de ser executado.

3. Planejamento das ações do processo

Do planejamento, partimos para a execução. Cada processo deve ter suas ações definidas no tempo (previsão de início e previsão de fim) para o(s) respectivo(s) responsável(is), que, por sua vez, tem a tarefa de registrar a data de início e finalização. Quando o ciclo vence, ele deve ser renovado por igual período e assim sucessivamente. Lembrando que, diferentemente de um projeto, o processo não tem um fim e se renova em ciclos.

Dica: Controle de Tarefas: conheça três formas para acompanhar ações no Scopi

4. Acompanhamento dos resultados

Gestão de processos não lida somente com a implementação de rotinas de trabalho. O monitoramento constante dos resultados, a partir dos indicadores de desempenho, ajuda a enxergar se a empresa está indo pelo caminho certo.

O uso de um software específico, como o Scopi, facilita bastante essa etapa. Com ele, pode-se monitorar o fluxo de atividades de uma maneira bem simples. Assim, nota-se eventuais gargalos e é possível providenciar os ajustes de rota.

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5. Rotina de melhorias

O mercado é dinâmico e as empresas precisam acompanhar as constantes transformações. Assim, periodicamente, os processos precisam ser revistos e atualizados. Alguns extintos e outros criados. É comum mudarmos a rotina de um processo, antes mesmo de formalizarmos as mudanças ocorridas. Contudo, é recomendado que o processo seja atualizado tão logo sofra alterações que já estão valendo na prática do dia a dia. É importante também que as alterações sejam devidamente comunicadas para toda a equipe de trabalho. Um processo registrado é muito mais fácil de ser melhorado. 

Dica: Então, vamos planejar 2021?

Como fazer gestão de processos utilizando uma plataforma como o Scopi?

O Scopi é um ótimo aliado para a consolidar sua gestão de processos. Ele permite que você monitore o status de cada atividade de forma rápida e transparente.  Além disso, cada colaborador tem um login com o qual pode acessar o sistema. Lá, é possível criar um processo e compartilhá-lo com todos os envolvidos nele.

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Ponto positivo: as datas sempre estarão sendo atualizadas pelo próprio executor do processo, o que facilita a transparência e a comunicação interna. Além de acompanhar prazos, você consegue também inserir comentários sobre quaisquer contratempos que os colaboradores encontrarem na execução do processo.

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