homem fazendo gestão de processos

Gestão de Processos: o segredo para fazer sua empresa funcionar!

Não, você não precisa trabalhar de terno e gravata (como o cara da foto) para gerenciar processos

Você pode trabalhar com equipamentos de segurança.

Ou então, vestindo uma camiseta e chinelos (nos lugares onde não há dress code, como aqui no nosso trabalho…)

Tanto faz como você trabalha, o tamanho da sua empresa ou o que você faz: a gestão de processos é para todos!

Ou, pelo menos, para todos aqueles que querem eficiência na recorrência das ações. Se não tem tempo a perder, deve repetir planos de ação que foram bons e ajudaram a chegar no objetivo. Valorize o seu tempo, esse que é cada vez mais escasso.

Calma, você já vai entender. Mas… SPOILER: absolutamente toda produção em larga escala precisa ter processos bem definidos e estruturados.

Qual é a principal vantagem de contar com processos? Repetir o que é bom e deu certo!

Processos são procedimentos inteligentes consolidados para produzir um elemento entregável.

É um sistema que se repete e que dá certo para o bom resultado, assegurando que você está dispondo de investimento suficiente (nem a mais nem a menos) de:

  1. tempo,
  2. dinheiro,
  3. pessoal.

Ao manter processos eficientes e consolidados, sua empresa avança em escalabilidade. Ou seja, cresce em produtividade e lucratividade sem, necessariamente, crescer seus custos operacionais nas mesmas proporções.

O que é processo?

Processo é uma sequência de ações, com início e fim, mas que se repetem periodicamente (exemplo: trimestral, semestral, anual) em ciclos, visando um resultado não necessariamente exclusivo (como no caso do processo de produção especializada).

Há processos que ocorrem diariamente, por exemplo, e, neste caso, não demandam o acompanhamento via sistema.

Qual é a importância de processo na gestão de uma organização?

Fazer o correto gerenciamento de um processo dentro de uma empresa é a condição que vai mantê-la em pleno funcionamento e, também, será o combustível que vai possibilitar que ela atingir seus objetivos.

Isso acontece por meio de dois eixos indispensáveis:

  • Organização: processos ajudam a manter tudo no lugar ao mesmo tempo que evita que a produção estacione;
  • Crescimento: eles ajudam a aprimorar o fluxo de trabalho, permitindo que você trabalhe melhor e entregue mais sem precisar trabalhar mais.

Benefícios da gestão de processos

Quando a empresa consolida a gestão de processos, logo se percebe a diferença. A padronização das atividades traz resultados fáceis de mensurar. Veja só:

Aumento da produtividade

Sabe aquela história de entregar mais sem trabalhar mais? Essa é a ideia por trás da otimização de recursos, que leva ao aumento da produtividade.

Por exemplo, digamos que uma equipe demorava tempo demais para finalizar uma tarefa. Isso acontecia porque não havia um processo, ou seja, um jeito mais correto de realizar o serviço.

Então o setor foi padronizado. Os gestores determinaram um organograma que serviria de base para os funcionários. Pronto: o tempo para conclusão da tarefa caiu. Significa que os colaboradores ficarão livres para produzir mais sem fazer hora extra.

Integração entre todas as áreas da empresa

Com a gestão de processos, cada setor sabe o que precisa fazer para contribuir com o sucesso da empresa. As equipes entendem qual é seu papel dentro da organização, bem como qual é o papel dos demais departamentos.

Esse entendimento é bastante importante, pois um colega depende do outro. Sendo assim, todos devem estar alinhados aos mesmos objetivos, o que garante um trabalho integrado e coeso.

Visão sistêmica

Essa união de forças só é possível porque os processos promovem uma visão sistêmica da instituição. É como se a empresa fosse uma máquina e cada departamento atuasse como uma engrenagem. Todas as peças devem funcionar individualmente, mas é apenas a junção delas que faz o equipamento trabalhar.

Dica: Por que sua empresa precisa de um software de planejamento estratégico?

Uma gestão de processos eficiente é aquela que demonstra aos colaboradores como cada função traz impacto para o todo

Diminuição de custos

A otimização das ações também significa eliminar desperdícios. A gestão de processos define qual é a melhor forma de entregar resultado sem gastar tanto material, por exemplo. Ou, então, indica boas práticas para reduzir custos operacionais.

De novo, aqui funciona a lógica de fazer mais com menos. Trata-se de encontrar a maneira mais eficiente, ou a melhor relação custo/benefício, e tornar essa abordagem o modo padrão das equipes. Com certeza, sua organização vai sentir o impacto (positivo!) no balanço financeiro, ao fim do período.

Rapidez na tomada de decisão

Surgiu uma situação inesperada? Um colaborador iniciante, ainda sem muita experiência na área, não sabe como proceder?

Calma. A gestão de processos existe justamente para orientar a equipe em todos os momentos, inclusive os mais difíceis.

Mesmo quem ainda não esteja acostumado às rotinas corporativas terá uma “cartilha” na qual se basear. Afinal, há um método testado, aperfeiçoado e consolidado de lidar com as questões do dia a dia.

Dessa forma, quando surge uma dúvida ou é necessário tomar uma decisão, ninguém perde tempo. Basta seguir as boas práticas do setor, isto é, os processos adotados pela organização. Qualquer pessoa saberá como agir.

Como implementar a gestão de processos?

Agora que vimos o que é gestão de processos, qual a sua finalidade e que benefícios ela traz à instituição, falta saber como o procedimento se dá na prática, certo? Pois vamos a uma passo a passo bem fácil de seguir. Acompanhe:

1. Mapeamento dos processos

Primeiro, você deve entender quais são os processos que já ocorrem na empresa. Liste as tarefas de cada setor, verificando como são feitas e quem são os colaboradores responsáveis por elas. Sim, talvez dê trabalho, mas esse passo é essencial.

Pode ser que haja processos bem consolidados. Porém, certamente haverá espaço para melhorias, também. O importante é compreender a situação atual das equipes.

Ao mapeamento dos processos, alguns gestores dão o nome de diagnóstico. E é bem isso: perceber os “sintomas” da organização e tratá-los, caso sejam prejudiciais à saúde do negócio.

2. Construção do fluxo de trabalho

Feito o diagnóstico, é hora de alinhar os processos aos objetivos estratégicos da instituição. Lembre-se: todas as tarefas realizadas dentro do ambiente corporativo servem, em última análise, para atingir esses objetivos.

A intenção desta fase é desenhar processos otimizados, que ofereçam alguma vantagem estratégica à equipe. Se você notou que havia muito desperdício de recursos anteriormente, então estabeleça, junto com os colaboradores, procedimentos que venham a ser mais econômicos.

Claro que pode haver falhas, mas é para isso que serve o monitoramento das atividades. Chegaremos nele já, já.

3. Execução dos novos processos

Do planejamento, partimos para a execução. É aí que se nota a relevância dos indicadores de desempenho.

Uma equipe deve ter metas e, junto a elas, parâmetros para saber se está entregando resultados. No caso do setor de vendas, o número de itens comercializados pode indicar se o trabalho está satisfatório.

As vendas ficaram baixas demais para a época, em comparação aos anos anteriores? Provavelmente alguns processos deverão ser ajustados.

4. Acompanhamento dos resultados

Gestão de processos não lida somente com a implementação de rotinas de trabalho. O monitoramento constante dos resultados, a partir dos indicadores de desempenho, ajuda a enxergar se a empresa está indo pelo caminho certo.

O uso de um software específico, como o Scopi, facilita bastante essa etapa. Com ele, pode-se monitorar o fluxo de atividades de uma maneira bem simples. Assim, nota-se eventuais gargalos e é possível providenciar os ajustes de rota.

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5. Rotina de melhorias

Como dissemos anteriormente, nem todos os processos funcionam logo de cara. Portanto, você deve fazer um balanço do que deu certo e do que ainda pode ser aprimorado.

Esse esforço acontece periodicamente, com reuniões que podem envolver tanto os gestores quanto todos os colaboradores (dependendo do porte da empresa). Nessas ocasiões, o grupo analisa os resultados obtidos no último período e questiona se houve problemas na execução das atividades.

Às vezes, os obstáculos são os próprios colaboradores, uma vez que se leva um tempo até se acostumar às novas rotinas de trabalho. Em outras situações, é o próprio processo que precisa mudar, já que não agrega valor aos objetivos da organização.

Na gestão de processos, cada caso é um caso. Por isso, estude a realidade de sua empresa para encontrar as soluções mais adequadas.

Processos possibilitam escalabilidade: o case Mc Donalds

Você assistiu ao filme Fome de Poder?

Ele narra a história de como Ray Kroc descobre um processo de montagem de lanches criado pelos irmãos Maurice e Richard McDonalds.

Imagem: Divulgação Netflix

Na verdade, a história conta muito mais coisas… Mas não vamos dar um spoiler do filme, não. Assista e reflita você mesmo!  

Podemos adiantar é que, se você assistir o filme, vai compreender como Ray Kroc enxergou o potencial do processo de produção do McDonalds antes de todo mundo.

O segredo? PROCESSO!

O processo de montagem do lanche foi ensaiado em uma quadra de tênis e minuciosamente estudado, repensado, reelaborado. Havia dois objetivos:

  1. que nenhum funcionário batesse o braço no outro;
  2. que o lanche fosse preparado em pouco mais de 1 minuto.

Uma vez com o processo consolidado, outro desafio:

  • encontrar pessoas que fizessem uma gestão eficiente desse processo.
    Como não permitir que a qualidade do sanduíche decaia mesmo ele sendo preparado em tempo recorde?

Ao contar do que se trata essa sistemática, não podemos deixar de citar o fordismo. Você conseguiu perceber as semelhanças entre ambos os modelos?

Criado para reduzir custos de produção de uma fábrica de automóveis ao máximo, o fordismo funcionava tendo como princípio a especialização que cada funcionário da empresa teria na hora de montar o produto, sendo cada um responsável exclusivamente por uma etapa da produção.

Essa sistemática mudou para sempre o mercado automobilístico e industrial.

A moral da história é: os processos são necessários. E gerenciá-los de forma eficiente é indispensável, pois com certeza eles podem configurar um diferencial para você.

Isso vai resultar em mais produtividade: não significa trabalhar mais e entregar mais. Significa trabalhar melhor para entregar mais e melhor.

Como fazer gestão de processos utilizando uma plataforma como o Scopi?

O Scopi é um ótimo aliado para a consolidar sua gestão de processos. Ele permite que você monitore o status de cada atividade de forma rápida e transparente.  Além disso, cada colaborador tem um login com o qual pode acessar o sistema. Lá, é possível criar um processo e compartilhá-lo com todos os envolvidos nele.

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Ponto positivo: as datas sempre estarão sendo atualizadas pelo próprio executor do processo, o que facilita a transparência e a comunicação interna. Além de acompanhar prazos, você consegue também inserir comentários sobre quaisquer contratempos que os colaboradores encontrarem na execução do processo.

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