Metodologia FCA: o que é e como usá-la

Metodologia FCA: o que é e como usá-la

Desenvolvida para realizar profundos diagnósticos empresariais e auxiliar líderes nas tomadas de decisões, a metodologia FCA é uma ferramenta de gestão de alto desempenho que age como facilitadora na resolução de problemas.

Seu processo consiste na consideração de 3 aspectos: a situação-problema e suas características (Fato),  a circunstância que gerou a situação-problema (Causa) e o procedimento adequado para modificar a situação-problema (Ação).

FCA: para que serve

Quando ocorre algum imprevisto no planejamento estratégico, o tempo que é perdido na verificação da falha e em qual etapa ela foi constatada pode atrapalhar todo o andamento do plano. Além de ainda existirem riscos do erro se repetir.

Nesse sentido, o FCA busca a raiz do problema e o constante aperfeiçoamento dos processos internos. Evitando que impedimentos se repitam. Inclusive ele  deve ser utilizado sempre que algo não ocorrer como deveria ou quando apresentar resultados que saem da curva de variação considerada normal para aquela etapa.

O FCA também pode ser utilizado para conhecer a fundo todos os processos internos de uma empresa, permitindo que seja possível definir riscos e falhas prováveis, além de atuar em sua prevenção.

Uma das maiores vantagens da metodologia FCA é que ela é aplicável em qualquer espécie de problema interno, seja ele produtivo, vendas ou até mesmo referentes à motivação da equipe. 

A ferramenta pode ser utilizada, principalmente, para o acompanhamento contínuo de projetos através de indicadores de desempenho e metas. Ao unir o FCA a um software de planejamento estratégico, por exemplo, a análise de desempenho torna-se mais rápida e efetiva.

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Como utilizar a metodologia dos 5 porquês em conjunto com o FCA

A metodologia FCA pretende sempre ir em busca da origem do problema e aperfeiçoar os processos internos de modo que não haja a repetição de erros e tudo ocorra com mais transparência e de modo mais fluido. Outro método que pode atuar em conjunto do FCA para conquistar esses objetivos é: os 5 Porquês.

Relacionado à gestão de qualidade, o método dos 5 Porquês, também conhecido como 5-Why, é uma ferramenta que visa a melhoria contínua dos processos de uma empresa através de uma visão sistêmica

Essa técnica consiste em simplesmente perguntar “Por quê?” diante de cada problema que surge. De forma que o mesmo questionamento seja repetido diversas vezes, atravessando todas as etapas de um procedimento, de modo a se chegar no princípio do transtorno.

Por exemplo, vamos criar a situação hipotética de que foi solicitado para que um setor específico da sua empresa entregasse relatórios para a elaboração de um plano estratégico e a entrega sofresse um atraso.

Diante da situação exposta e empregando a técnica dos 5 porquês as respostas seriam obtidas do seguinte modo:

  • Por que os relatórios não foram entregues no prazo solicitado? Resposta: porque o setor encarregado atrasou a entrega.
  • Por quê? Resposta: porque não houve tempo o suficiente para realizar o levantamento dos dados solicitados.
  • Por quê? Resposta: Porque os funcionários levam muito tempo coletando as informações.
  • Por quê? Resposta: Porque o sistema não é automatizado.
  • Por quê? Resposta: porque os softwares utilizados pela empresa não oferecem essa solução.

O número de vezes que o “Porquê?” deve ser repetido pode variar, mas deve se considerar que o mínimo para se chegar na origem são 5. 

Desta forma simples e prática, é possível ajustar o alinhamento estratégico da empresa de acordo com a capacidade produtiva dos setores da empresa, deixando claro o que precisa ser melhorado e qual o potencial de sucesso nos objetivos que foram traçados.

Como aplicar o método FCA em sua empresa

A metodologia FCA no modo prático deve ter início com o reconhecimento da ocorrência a ser analisada. Em seguida, são levantadas as possíveis causas e, por fim, a elaboração de um plano de ação sólido para controlar e resolver a situação.

Defina os fatos

O Fato é o problema que está sendo enfrentado pela organização, seja ele interno ou externo, e que esteja afetando de alguma forma a operação, desempenho ou resultados. Por exemplo: a taxa de rotatividade de funcionários subiu 15% este mês.

Defina as causas

A Causa são os motivos que provocaram o problema. É de extrema importância investigar todas as possíveis causas para que se consiga controlar seus efeitos de forma eficiente e duradoura, pois nem sempre elas são óbvias.

Seguindo nosso exemplo, descobriu-se que a taxa de rotatividade de funcionários aumentou porque o plano de carreira não está funcionando como deveria e os benefícios que a empresa oferece não são bons o suficiente.

Defina as ações

A Ação são as medidas que a empresa deve tomar para resolver de fato o problema. Para que as ações realmente funcionem, é necessário que o gestor possua uma ampla visão do todo, também para que a solução não crie problemas para outros setores.

Concluindo nosso exemplo, o plano de carreira foi revisado e ajustado, alguns funcionários foram por fim promovidos e os benefícios foram revistos.

Conclusão

A utilização da metodologia FCA, aliada à técnica dos 5 Porquês, permite que líderes e gestores não desperdicem tempo e recursos lidando com contratempos recorrentes. 

Aliando os dois métodos ao software de planejamento estratégico especializado Scopi, monitorar os indicadores e os desempenhos individuais de seus colaboradores torna-se muito mais prático e oferece à empresa um conhecimento profundo sobre seus processos internos.

Além disso, com diagnóstico estratégico e de riscos do Scopi é possível alinhar a estratégia de modo que a empresa alcance os melhores resultados! E o melhor: você pode acompanhar toda a evolução do seu planejamento estratégico na palma da sua mão com o APP do Scopi!
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