Homem apresentando resultados dos KPIs

KPI: o que é e qual sua importância no planejamento

Imagine a seguinte situação: toda a equipe de marketing reunindo tempo e esforço naquele superprojeto do ano. Depois de muito empenho, as ações são lançadas e agora é só esperar os elogios da diretoria. Como mensurar o resultado dos trabalhos? Conheça o que é KPI!

Do termo em inglês Key Performance Indicator, para o português Indicador-chave de Performance, eles são fundamentais no acompanhamento de qualquer ação ou projeto de um negócio para mensurar se o planejamento estratégico desenhado está sendo executado de forma eficaz.

E são vários os indicadores que podem servir como uma bússola para mostrar tanto se a campanha de marketing digital está tendo sucesso, bem como onde está falhando o financeiro da empresa.

Encontrar aquele que mais se encaixa à necessidade da empresa não é tão fácil. Por isso, neste material vamos explicar para você:

  • O que é KPI;
  • A importância no planejamento estratégico;
  • Tipos de KPI;
  • Como escolher os KPIs certos para seus negócios;
  • Como mensurar e aproveitar os benefícios dos KPIs.

 Continue com a gente e boa leitura!

O que é KPI

Como falamos inicialmente, os KPIs são importantes ferramentas de gestão que auxiliam as empresas no acompanhamento do nível de desempenho de uma ação, projeto ou mesmo um setor. Através deles, os gestores podem verificar se a empresa está no caminho certo da estratégica traçada pela organização.

Agora que você já sabe o é KPI, precisamos falar sobre algo que gera muita dúvida em relação ao assunto. Afinal, ele pode ser tanto um número quanto um percentual. Como estamos numa era em que o fluxo de dados e informações é imenso, o ponto central é saber escolher os indicadores exatos para a necessidade da sua empresa.

Lembra do exemplo da equipe de marketing do início? Vamos supor que o baita projeto que eles fizeram era uma campanha para levar as pessoas até a loja virtual da empresa. Eles podem tanto mensurar quantas pessoas visitaram a página quanto aquelas que efetivamente entraram para comprar algo. A diferença entre um e outro pode ser enorme, podendo revelar se a tal campanha teve efeito ou não.

Profissional analisando dados

KPI x métrica

Lembre-se sempre desta ordem: um KPI nunca é uma métrica, mas uma métrica pode virar um KPI. Pode parecer confuso num primeiro momento, mas a ordem é essa mesma.

Isso ocorre porque os KPIs são indicadores que auxiliam o seu negócio para alcançar determinado objetivo. Já a métrica é apenas algo a ser medido.

Para facilitar ainda mais a compreensão, vamos usar o exemplo da campanha de marketing que falamos no início.

Métricas usadas no marketing digital:

  • Visitas do site;
  • Visitantes únicos;
  • Taxa de rejeição.

Já o KPI é um indicador criado a partir das próprias métricas.

Porém, ao contrário das métricas, os KPIs estão sempre associados a uma meta de conversão. O que ocorre é que eles tentam explicar matematicamente o cumprimento de objetivos estabelecidos anteriormente para o visitante no site.

Exemplos de KPIs:

  • Taxa de conversão de vendas;
  • Tempo de permanência no site;
  • Número de assinaturas da newsletter.

Sendo assim, enquanto as métricas vão refletir o comportamento dos visitantes no site, os KPIs vão medir o desempenho do negócio em si.

O resumo em uma única frase? Métricas são informações e KPIs são resultados.

As métricas costumam ser indicadores nativos de ferramentas de web analytics, como o Google Analytics.

Já os KPIs são indicadores definidos pelos gestores do site para analisar o desempenho do negócio como um todo.

A importância no planejamento estratégico

KPIs e planejamento estão intrinsecamente ligados. Isso porque os indicadores devem ser usados para mensurar a execução e também identificar melhorias ou prever erros.

Imagine um gestor que baseia suas decisões a partir de indicadores errados. Sem dúvida os resultados não seriam nada bons! Por isso, é fundamental entender com clareza o que é KPI.

Saber escolher os indicadores-chave que sejam de fácil entendimento também é algo importante. E isso vale não só para o setor que vai utilizar os resultados, mas como para a equipe que vai coletar os dados. Assim, quando o gestor for avaliar os dados saberá o que precisa ser feito para alcançar os resultados esperados.

Equipe comemorando as metas batidas

E dependendo do momento que a empresa se encontra, alguns KPIs podem fazer mais sentido que outros. Estabelecer essa análise interna pode resultar num planejamento mais assertivo.

Tipos de KPI

Como já falamos anteriormente, existe uma infinidade de indicadores que podem ser usados por uma empresa. Apenas um único setor pode usar diferentes tipos, por isso os KPIs variam de acordo com os interesses de quem está buscando as análises.

Por isso, um KPI tanto pode se apresentar na forma de um numeral quanto em porcentagem.

Vamos a um caso prático: o de avaliação do estoque de uma loja. O gerente constatou que existe uma sobra de 200 unidades de um determinado item em estoque. A primeira ideia seria de suspender por um tempo a compra desse produto, certo?

E se ele soubesse que o mesmo item tem uma das melhores margens de lucro na empresa e que esta sobra representa apenas 0,5% do volume médio de venda por mês? A situação já muda totalmente, não é mesmo?

Para simplificar, os KPIs são divididos em três categorias: primários, secundários e práticos.

KPIs primários

São aqueles que os diretores e funcionários do primeiro escalão querem ver. Esses indicadores mostram se, de fato, os envolvidos estão colaborando com a empresa no ganho desejado.

Para exemplificar, vamos usar o Marketing Digital. Os KPIs primários são aqueles que mensuram se a estratégia adotada está trazendo resultados. Entre eles podemos citar a taxa de conversão, geração de leads, tráfego e receita por compra.

KPIs secundários

Esses KPIs são os usados por supervisores e profissionais que acompanham de perto o andamento dos resultados. Os dados informados por esses indicadores reforçam as informações daqueles passados pelos primários.

Ou seja, são eles que mostram para quem está hierarquicamente acima que as estratégias adotadas estão no caminho certo.

KPIs práticos

Por fim, existem os KPIs práticos, que são os mais usados constantemente por quem precisa justificar os indicadores primários e secundários. Aqui, a quantidade de KPIs analisados é maior.

Num exemplo bem prático, imagine que o diretor tenha como meta aumentar o lucro da empresa em 20%. Para isso, ele vai criar um KPI primário. Já os gerentes ligados ao seu setor vão criar outros KPIs para ajudar ele a alcançar o objetivo. E por sua vez, esses mesmos desdobrarão essas metas para suas equipes.

Como escolher os KPIs certos para seu negócios

Já que temos uma infinidade de KPIs, a escolha dos indicadores certos deve sempre levar em conta os objetivos estabelecidos no planejamento estratégico. Até porque esse planejamento sempre estará ligado ao momento em que está a empresa.

Então, aquilo que hoje faz sentido pode não fazer mais daqui um tempo. E além dessa análise interna é essencial que seja feita também uma análise externa do negócio. Vale até ver o que outras empresas semelhantes têm buscado como indicadores.

Mas se ainda assim você tem dúvida como escolher os KPIs certos, vamos dar uma mãozinha. Listamos algumas características que você deve considerar na seleção dos melhores indicadores.

Homem em dúvida de qual KPI escolher

Facilidade para ser mensurado

Falar que um KPI precisa de disponibilidade e mensuração parece um tanto quanto óbvia, mas é preciso estar atento a isso sim. E vai além: os indicadores devem disponibilizar estatísticas significativas, fazendo diferença no dia a dia da empresa.

Aqui o mais importante é definir os objetivos organizacionais, isto é, os objetivos que vão organizar as equipes, métricas e estratégias. Por exemplo, como definir qual canal a empresa deve utilizar no início de seu trabalho.

Eles podem ser divididos ainda em dois tipos de objetivo:

  • Curto prazo: tem a visão do presente, dados financeiros, foco na gestão interna e no âmbito operacional;
  • Longo prazo: está no futuro, com ênfase nos fatores externos e trabalha o campo estratégico.

O importante aqui é sempre ter informações que auxiliem o planejamento estratégico.

Precisa ser relevante

É preciso ter um olhar atento e escolher aqueles KPIs que realmente vão fazer mostrar os resultados concretos. Por exemplo, comentário e curtidas em redes sociais não provam nada se a campanha elaborada pelo Marketing resultou em algo. Já o número de vendas, sim.

Neste quesito é sempre importante perguntar: a equipe responsável em atingir os objetivos desse KPI tem conhecimento e habilidade necessária para isso?

Possibilidade de ser atingido

A escolha de KPIs que vão muito além do que a empresa é capaz de buscar pode gerar desmotivação por parte da equipe. Então, o ideal é que se busque um indicador que desafie, mas que seja acessível. Reflita se o que será pedido vai gerar estresse e desgaste ou vontade de fazer mais.

Ter periodicidade

A periodicidade é fundamental para que os indicadores reflitam o mais perto possível a realidade do momento. Exigir um monte no início e meses depois nem saber onde está mais o dado faz com que todo o esforço seja perdido. Além do mais, já que os KPIs auxiliam nas tomadas de decisões, como você pode saber se está indo para o caminho certo se as informações que têm são ultrapassadas?

Ajude em escolhas inteligentes

Evite perder tempo em busca de dados que pouco falam sobre o seu negócio. Tão importante quantos os números e dados que os KPIs apresentam são as indicações da melhor solução para o seu planejamento.

Como mensurar e aproveitar os benefícios dos KPIs

A grande vantagem de se conseguir estruturar um bom KPI é exatamente poder transformar números soltos em conhecimento de negócio. Mas se você ainda está se questionando se conseguirá identificar e mensurar todos os KPIs importantes para a sua empresa temos uma boa notícia!

Com a transformação digital, uma infinidade de ferramentas está disponível no mercado para facilitar a vida das mais diversas áreas e segmentos. E uma grande vantagem que elas apresentam é o monitoramento em tempo real, o andamento e a evolução de diferentes demandas e projetos.

Um exemplo prático disso é o Scopi. Ele possui uma área de indicadores de desempenho customizável e permite cadastrar todos os KPIs de um negócio, analisar e emitir relatórios.

Os indicadores apurados por ele são ideais para apresentar em reuniões de demonstração de resultados, compartilhar com a equipe, tirar insights para uma melhoria da empresa, otimizar ações do planejamento, etc. Sem dúvida facilita a vida do gestor, não é mesmo?

→ O assunto sobre transformação digital lhe interessa? Então saiba o impacto dela no planejamento do seu negócio!  

Possivelmente você chegou até este artigo sem saber o que é KPI ou em dúvida sobre como usá-lo a favor do seu negócio.

Ao longo do texto, mostramos que esses indicadores são essenciais e andam de mãos dadas com o planejamento estratégico. Mas também explicamos que existe diferença entre KPI e métrica.

São vários os KPIs que o gestor pode usar no acompanhamento de uma ação ou projeto, e muitos deles podem ser apresentados em forma de numeral ou porcentagem.

Por ter uma infinidade de indicadores-chave, a palavra de ordem para encontrar aquele que melhor se enquadra com seus objetivos é pesquisar! Procure de preferência por aqueles que são mensuráveis, que possam ser atingidos e tenham periodicidade, por exemplo.

Vale a pena lembrar que vários são os números que passam pelas mãos do gestor, mas nem todos mostram realmente o que é relevante para tomar as decisões mais assertivas.

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