Equipe em reunião para ter melhores resultados utilizando OKR

OKR: como seu negócio pode ter melhores resultados

O mercado está mais competitivo e para obter destaque é necessário ter uma boa gestão estratégica. Sobretudo, também é imprescindível o acompanhamento das ações e resultados. O OKR (Objectives and Key Results) é uma ferramenta útil para fazer essa gestão. Mas afinal, o que é OKR e como ele pode te ajudar?

Certamente, as empresas sentem a dificuldade em definir e executar as estratégias traçadas no planejamento estratégico. Entretanto, buscam métodos que possam auxiliar no processo de integrar as ações no cotidiano de todos os envolvidos no negócio

Contudo, a OKR contribui justamente para estruturar o alcance das metas e engajar o time. Conheça melhor a ferramenta no artigo a seguir.

O que é OKR

Trata-se de um sistema de metas coletivas e individuais, que convergem para a busca de objetivos globais de uma organização. Em síntese, é um framework para gestão ágil de desempenho. Aliás, o que diferencia o OKR das outras metodologias é a característica de comunicação e alinhamento.

Dessa maneira, a ferramenta consegue motivar as pessoas a trabalharem juntas, concentrando esforços para fazer contribuições mensuráveis e desafiadoras para o crescimento da organização. Ou seja, é uma forma simples e flexível de trabalhar a gestão de performance nas empresas.

A sigla OKR significa Objetivos e Resultados-Chave. Contudo, o termo foi criado pelo presidente da Intel, Andrew Grove, na década de 70, como uma estratégia de gestão que desse conta dos avanços tecnológicos e inovações do momento. Na época, era necessário ter um modelo de gestão que permitisse às empresas se adaptarem de forma rápida à todas essas mudanças.  

No entanto, ficou conhecida especialmente entre empresas de tecnologia no Vale do Silício, na década de 2000 por John Doerr, membro do conselho de administração do Google

Sobretudo, empresas como Twitter, LinkedIn, OLX, Nubank e Locaweb também utilizam a metodologia no seu dia a dia.

gráficos mostrando resultados das okrs

Aplicação do OKR no Google

No Google as OKRs foram adotadas logo no primeiro ano de atividades, quando a empresa contava com cerca de 40 colaboradores, e estão em uso até hoje. Aliás, a história começa quando Doerr apresentou a metodologia para Sergey Brin e Larry Page. Desde então, a prática virou rotina trimestral no negócio.

O Google cresceu com o OKR: a empresa foi de cerca de 40 pessoas em 1999, para mais de 60 mil atualmente. Do mesmo modo, isso prova como a metodologia pode ser utilizada em qualquer negócio, tanto pequenos quanto nos grandes.

Conceito

A metodologia OKR visa propor que sejam criados poucos objetivos para cada departamento ou indivíduo, a fim de que cada um gaste suas energias no que realmente importa. Consequentemente, alivia o estresse no ambiente empresarial.

Entretanto, a ferramenta possibilita que seja desenvolvido um processo de gestão de performance menos burocrático e mais assertivo. Aliás, existem 3 principais elementos da metodologia: Objetivos, Resultados-Chave (key results) e Ações-Chave (Key Actions). Veremos cada um deles mais adiante.

O que saber antes de implantar

Além de ser uma metodologia de baixo custo, ela é dinâmica e engloba todos os setores da empresa. Aliás, atinge desde os cargos mais altos até os mais baixos. Portanto, isso resulta em melhores performances e alcance dos objetivos da organização.

Existem muitos benefícios, entre os principais estão:

  • Redução do estresse dos funcionários;
  • Mensuração dos resultados rotineiramente;
  • Maior lucratividade;
  • Organização dos processos da empresa;
  • Engajamento dos colaboradores;
  • Foco na organização;
  • Disciplina nos esforços;
  • Aumento de produtividade;
  • Comunicação e alinhamento;
  • Definição de prioridades;
  • Feedbacks contínuos;
  • Gestão transparente e colaborativa.

Problemas que os OKRs ajudam a resolver:

  • Carência no alinhamento entre a empresa, diretoria e equipe;
  • Dificuldade de transmitir a cultura da empresa aos colaboradores;
  • Falta de comunicação entre os times e colaboradores;
  • Falta de foco do colaborador com suas atividades, maximizando os resultados;
  • Dificuldade do colaborador notar como suas contribuições impactam na empresa;
  • Pouco estímulo à produtividade a partir de metas desafiadoras.
Equipe produtiva

Como implementar a OKR

Não existe uma receita de bolo para implementar a metodologia OKR na empresa. Aliás, ela pode ser adaptada para qualquer tipo de negócio e conforme as particularidades de cada organização. Para entender o processo, vamos explicar antes como funcionam os objetivos, os resultados-chave, as ações-chave e os níveis de OKR.

Objetivos, Resultados-Chave e Ações-chave

O método OKR é bastante similar à gestão por diretrizes. Entretanto, um dos maiores benefícios é a capacidade de comunicar bem os objetivos. Como resultado, todos passam a ter mais clareza do que fazer, para onde seguir e o que podem fazer para contribuir.

Uma OKR é composta por um objetivo qualitativo acompanhado de alguns key-results quantitativos e/ou mensuráveis.

Os objetivos estão ligados àquilo que a empresa pretende como missão, ou seja, as metas mais difíceis e decisivas para o crescimento e sucesso do negócio.  Entretanto, devem ser qualitativos para não gerarem conflito com os key-results.

Objetivos operacionais

Os objetivos operacionais estão relacionados com as métricas mais importantes e são os que garantem o sucesso da empresa. Por exemplo, aumento de participação do mercado, lançamento de novos produtos ou até a implantação de uma nova unidade.

Objetivos aspiracionais

Estes são os tipos de objetivos que desafiam e motivam a equipe, pois tratam-se de ideias mais ambiciosas. São criados para ajudar os times a entender como podem contribuir para o crescimento do negócio.

Como exemplo, podemos usar um e-commerce de moda. Neste caso os objetivos seriam:

  • Aumentar as vendas
  • Ganhar autoridade online
  • Criar um serviço diferenciado de suporte ao cliente

No entanto, para que sejam alcançadas as metas, entram em ação os resultados-chave. Aliás, elas são a forma de chegar aos objetivos principais através de etapas. Alguns exemplos de resultados para o caso do e-commerce que já citamos:

  • Objetivo: aumentar as vendas
  • Key Results: otimizar a logística de entrega, criar promoções, melhorar a descrição dos produtos, oferecer valores competitivos, ajustar a apresentação dos produtos.

Boas Key-Results são S.M.A.R.T. que quer dizer: Specific (específico), Measurable (mensurável), Achievable (atingível), Relevant (relevante) e Time-bound (prazo estabelecido).

A ações-chaves são opcionais e algumas organizações são adeptas deste elemento. Entretanto, elas são dispensáveis para equipes que já estão acostumadas com os OKRs. 

As keys actions servem como apoio para que as ações sejam executadas com algumas estratégias pré-estabelecidas.

Por exemplo, quando uma empresa utiliza outro tipo de metodologia, é necessário fazer a transição. Nesta etapa muitos colaboradores ficam perdidos. Entretanto, as organizações podem optar por utilizar as key actions para orientar os planos de ação a serem executados.

Níveis de OKR

Uma das vantagens do método OKR é criar metas para todos os envolvidos, afinal, o comum é que os objetivos sejam apenas em um nível maior, apontando para onde a empresa deve seguir. 

No entanto, isso é equivocado, pois todos os departamentos são envolvidos nos resultados e precisam ter suas metas individuais. Conheça a seguir os diferentes níveis de OKR:

Nível organizacional: é o nível mais elevado, pois são ações estratégicas que impactam a empresa toda. Eles devem ser motivadores e inspiradores. Aliás, todas as prioridades da empresa devem constar nos OKRs organizacionais.

Nível departamental: servem para otimizar os resultados de um departamento específico, como o comercial ou marketing. São eles que direcionam cada time. Entretanto, os OKRs departamentais pode ser mais específicos e sempre alinhados com o propósito da empresa.

Nível individual: esse é o menor nível, pois tem foco no aprimoramento do desempenho de um colaborador, ou até mesmo de uma equipe menor. Em suma, eles são focados na performance de cada envolvido, de forma individual.

As etapas da metodologia

Enfim, agora que você já compreendeu como funciona todo o conceito da metodologia, vamos para a implementação. Para te orientar nesse processo, separamos algumas dicas por etapas para que você siga de forma simples e prática.

Definir os objetivos principais da empresa

O primeiro passo é definir os objetivos principais da empresa para o ano. No entanto, é importante que eles sejam divididos em top-down e bottom-up. Ou seja, serão gerados em apenas 40% pelos líderes e gestores.

O restante é definido pelo time, alinhado com os objetivos da empresa e então contratados com os gerentes em uma abordagem. 

O objetivo por trás desta regra é envolver todos na criação das metas e garantir que o olhar de todos no processo seja útil.

Apresentação do conceito e okrs para os times

Para que todos estejam por dentro de suas metas, objetivos e prazos é necessário um alinhamento com toda a equipe. Afinal são os profissionais que irão colocar a mão na massa.

Portanto, comece definindo poucos objetivos e resultados-chave para cada. Aliás, a transparência é o ponto de partida para uma estratégia bem sucedida.

Procure deixar os OKRs à vista de todos, pois se os objetivos e aspirações serão compartilhados, não há melhor forma de fazer isso se não deixar o time a par dos resultados.

Brainstorming de definição dos objetivos das equipes

Reúna as equipes para que sejam definidos os objetivos de cada time. Como já falamos anteriormente, a maior parte das metas será definida pela equipe. A dica é fazer um brainstorming com todos para levantar ideias e sugestões para que os OKRs estratégicos tenham a participação dos colaboradores.

Apresentação das OKRs

Definição dos Resultados-Chave

Certamente, é nesta etapa que serão criados os resultados-chave. Estes, devem ser mensuráveis e indicar se sua equipe está atingindo os objetivos

Para cada objetivo, você deve ter um conjunto de 2 a 5 resultados principais. Afinal, mais do que isso e ninguém se lembrará deles.

É possível que alguns de seus Key Results necessitem da colaboração de outra área ou equipe de sua empresa. Por isso, é interessante fazer uma revisão com eles de tempos em tempos. 

Revisão e alinhamento geral

Nesta etapa é importante fazer uma avaliação de todos os Objetivos e Resultados-Chaves apontados. Confira se você está sendo ambicioso o suficiente ou se todos ainda estão na zona de conforto? Aliás, é fundamental subir os níveis do target para que os envolvidos se sintam verdadeiramente desafios.

Entretanto, a mensuração dos KPIs para levantar os resultados é um dos pontos mais importantes na metodologia OKR. Afinal, se você não pode medir, não pode gerenciar

Os key results deverão ser reportados semanalmente, conforme cada nível de OKR. Com esta estratégia, é possível antecipar o final do trimestre e recuperar-se para alcançar a meta estabelecida.  

O Scopi é um software muito eficaz nesta etapa dos OKRs. Em suma, a ferramenta oferece um recurso de cadastramento de indicadores para análise de resultados, permitindo que todos acompanhem o andamento dos processos.

Otimização das estratégias

Agora que você já sabe a importância de acompanhar os resultados, é hora de realizar as análises de todos os dados levantados. Aliás, aproveite os insights com os relatórios para otimizar os pontos de melhoria identificados.

Caso não tenha sucesso, o aprendizado e a interação serão em cima de um trimestre e não em relação a um ano inteiro, como nas metodologias tradicionais. No entanto, se você tiver uma ferramenta com a funcionalidade de indicadores como a Scopi,  fica muito mais simples revisar todos os OKRs com a equipe.

Para concluir, a metodologia OKR é um framework conhecido como um dos melhores para alinhar pessoas e equipes de uma empresa. Aliás, a proposta da ferramenta é fazer com que todos remem no mesmo barco em sinergia entre os diferentes times e departamentos.

OKR é o conjunto de objetivos interligados de uma organização e que serão alcançados tanto de maneira individual, quanto coletiva. Entretanto, a forma como as equipes irão executar as tarefas não é tão relevante quanto os resultados entregues. 

Aliás, cada um poderá trabalhar conforme achar mais adequado. O importante aqui é medir resultados e não esforços. Entretanto, a metodologia ajuda a organizar e distribuir melhor as prioridades da empresa e, quando bem determinada, divide esforços e evita alguns desgastes do dia a dia.

Um dos diferenciais da metodologia OKR é que cada empresa pode adaptá-la conforme a sua realidade. No entanto, é fundamental que toda equipe entenda o espírito de engajamento proposto pela ferramenta.

Lembre-se de que não se trata apenas de uma forma de gestão, mas de algo a incorporar na filosofia da sua empresa