Equipe em reunião para ter melhores resultados utilizando OKR

OKR: o que é e como implementar na sua empresa

O mercado está tão competitivo que, para obter destaque, é necessário ter uma boa gestão estratégica. A metodologia OKR auxilia nessa tarefa. Ela consiste na elaboração de objetivos que determinam maneiras de se atingir resultados.

Trata-se de uma ferramenta bastante útil para integrar as estratégias ao cotidiano de todos os envolvidos no negócio, da chefia à equipe operacional. Com OKR, fica mais fácil traçar um planejamento estratégico, estruturar o alcance das metas e engajar o time. Conheça melhor essa solução no artigo a seguir.

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O que é OKR

OKR é a sigla para Objectives and Key Results, ou objetivos e resultados-chave. Em linhas gerais, estamos falando de um sistema de metas coletivas e individuais, que convergem para a busca de objetivos globais de uma organização. Esse framework permite uma gestão ágil do desempenho, justamente porque se destaca pela comunicação e pelo alinhamento de ideias entre os membros da equipe.

Estrutura

A metodologia OKR propõe que sejam criados objetivos para cada departamento ou indivíduo, a fim de que cada um invista energia no que realmente importa

A ferramenta também possibilita que seja desenvolvido um processo de gestão de performance menos burocrático. Para tanto, ela está baseada em três elementos principais: objetivos, resultados-chave e ações-chave. Veremos cada um deles mais adiante.

O interessante é que essa abordagem motiva as pessoas a trabalharem juntas, concentrando esforços para fazer contribuições mensuráveis e desafiadoras para o crescimento da organização. Ou seja, essa é uma forma simples e flexível de gerir o desempenho dos colaboradores nas empresas.

Aplicação

O termo OKR foi criado pelo presidente da Intel, Andrew Grove, na década de 1970. Foi uma solução para dar conta dos avanços tecnológicos e das inovações do momento. Na época, era necessário adotar um modelo de gestão que permitisse às organizações se adaptarem de forma rápida a todas essas mudanças.  

A metodologia ficou conhecida especialmente entre companhias de tecnologia no Vale do Silício, na década de 2000, graças à atuação de John Doerr, membro do conselho de administração do Google. Empresas como Twitter, LinkedIn, OLX, NuBank e Locaweb também utilizam a metodologia no seu dia a dia.

No caso do Google, os OKRs foram adotados logo no primeiro ano de atividades, quando o grupo contava com cerca de 40 colaboradores, e estão em uso até hoje. Aliás, a história começou quando John Doerr apresentou a prática aos fundadores Sergey Brin e Larry Page. Desde então, a elaboração de objetivos e ações virou rotina trimestral no negócio.

Bem, nem precisamos mencionar aonde o Google chegou, né? Dos 40 trabalhadores em 1999, passou para 118.899 no fim de 2019. 

gráficos mostrando resultados das okrs

Principais benefícios do método OKR para a gestão da empresa

Além de ser uma metodologia de baixo custo, a ferramenta OKR é dinâmica, pois engloba todos os setores da empresa. Ela atinge desde os cargos mais altos da hierarquia corporativa até os principiantes. Isso resulta em melhor performance e no alcance dos objetivos da organização. Confira os principais benefícios:

  • Definição de prioridades para atingir as metas do negócio;
  • Foco no que realmente importa, sem distrações que atrapalhem a busca por sucesso;
  • Organização dos processos da empresa;
  • Engajamento dos colaboradores;
  • Comunicação e alinhamento dos membros da equipe;
  • Mensuração dos resultados rotineiramente, o que ajuda a entender se os objetivos estão sendo alcançados;
  • Feedbacks contínuos aos colaboradores, ajudando-os a corrigir erros e progredir na carreira;
  • Gestão transparente e colaborativa;
  • Disciplina nos esforços;
  • Aumento de produtividade, devido à organização dos processos e ao foco nos resultados.

Problemas que os OKRs ajudam a resolver

Outro grande benefício da ferramenta OKR está na resolução de problemas. Com um ambiente mais organizado e focado em alta performance, algumas questões que atrapalham a gestão tendem a desaparecer. Entre elas, destacamos:

  • Carência no alinhamento entre empresa, diretoria e equipe (quando todos participam do processo, há sintonia entre os departamentos);
  • Falta de comunicação entre os times e colaboradores;
  • Dificuldade de transmitir a cultura da empresa aos colaboradores;
  • Falta de foco do trabalhador com suas atividades, o que prejudicaria os resultados;
  • Dificuldade de o colaborador notar como suas contribuições impactam a empresa (mensurando o desempenho, é possível dar um feedback certeiro);
  • Pouco estímulo à produtividade devido à falta de metas desafiadoras.
Equipe produtiva

Como implementar a metodologia OKR

Não existe uma receita de bolo para implementar a metodologia OKR na empresa. Inclusive, ela pode ser adaptada a qualquer tipo de negócio, conforme as particularidades de cada organização. Para entender o processo, vamos explicar como funcionam os objetivos, os resultados-chave, as ações-chave e os níveis de OKR.

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Organizando o cenário junto à equipe

Antes, porém, vale destacar que o método OKR é bastante similar à gestão por diretrizes. Uma das maiores vantagens é a capacidade de comunicar bem os objetivos. Como resultado, todos passam a ter mais clareza do que fazer, para onde seguir e como podem contribuir.

Os objetivos estão ligados àquilo que a empresa pretende como visão, ou seja, as metas mais difíceis e decisivas para o crescimento e o sucesso do negócio. Esse posicionamento deve estar bastante claro entre todos os colaboradores.

Identificando os objetivos

Bem, agora vamos aos objetivos. Eles se dividem em duas categorias: operacionais e aspiracionais.

Os objetivos operacionais estão relacionados ao cotidiano e são os que garantem os resultados positivos para a empresa. Por exemplo, aumento de participação do mercado, lançamento de novos produtos ou a implantação de uma nova unidade. São questões concretas, que demandam ações específicas.

Já os objetivos aspiracionais são de longo prazo. Eles desafiam e motivam a equipe, pois estão relacionados às ideias mais ambiciosas. São criados para ajudar os times a entender como podem contribuir para o crescimento do negócio.

Como exemplo, podemos usar um e-commerce de moda. Neste caso, os objetivos seriam:

  • Aumentar as vendas;
  • Ganhar autoridade on-line;
  • Criar um serviço diferenciado de suporte ao cliente.

Para que sejam alcançadas as metas, entram em ação os resultados-chave. Se a ideia é elevar as vendas, os key results podem ser: otimizar a logística de entrega, criar promoções, melhorar a descrição dos produtos, oferecer valores competitivos, ajustar a apresentação da mercadoria etc.

Bons resultados-chave são S.M.A.R.T. Isso significa Specific (específico), Measurable (mensurável), Achievable (alcançável), Relevant (relevante) e Time-bound (com prazo estabelecido).

Dica: Ferramenta SMART: como ela pode ajudar na definição de metas do planejamento

Por fim, as ações-chave são opcionais. Elas servem de apoio para que as tarefas sejam executadas com algumas estratégias pré-estabelecidas, mas podem ser dispensáveis entre equipes acostumadas a OKR.

Por exemplo, quando uma empresa utiliza outro tipo de metodologia, é necessário fazer a transição. Muitos colaboradores ficam perdidos nessa etapa. Por isso, as organizações podem optar por utilizar as key actions e orientar os planos de ação a serem executados a partir de um protocolo padronizado.

Níveis de OKR

Uma das vantagens do método OKR é criar metas para todos os envolvidos. No mundo corporativo, ainda é comum que certos empreendimentos adotem objetivos apenas entre as chefias, mas esse comportamento se mostra equivocado. Todos os setores precisam de metas individuais para engajar os colaboradores. Conheça a seguir os diferentes níveis de OKR:

Nível organizacional 

É o nível mais elevado, que impactam a empresa toda. OS OKRs devem ser motivadores e inspiradores. Aliás, vale a pena espalhar OKRs organizacionais por todas as unidades da empresa – em quadros de avisos, memorandos etc.

Nível departamental

Servem para otimizar os resultados de um setor específico, como o Comercial ou o Marketing. São esses OKRs que direcionam cada time. No entanto, embora sejam específicos, devem sempre estar alinhados com o propósito da empresa.

Nível individual

Esse é o menor nível. Tem foco no aprimoramento do desempenho de um colaborador, ou mesmo de um time dentro de um setor maior. Em suma, esses OKRs são voltados à performance de cada pessoa envolvida, de forma individualizada.

As etapas da metodologia

Agora que você já sabe como funciona a metodologia OKR, vamos à implementação. Separamos algumas dicas por etapas para guiar sua jornada de forma simples e prática. Aproveite!

Definição dos objetivos principais da empresa

O primeiro passo é definir os objetivos principais da empresa para o trimestre. É importante que eles sejam divididos em top-down e bottom-up. Ou seja, apenas alguns serão geridos pelos líderes e gestores. O restante é definido pelo time, de acordo com a filosofia organizacional. A intenção por trás dessa regra é envolver todos na criação das metas e garantir, assim, que o olhar plural seja útil no processo.

Apresentação do conceito e de OKRs para os times

Para que todos estejam por dentro de suas metas, objetivos e prazos, é necessário um alinhamento com a equipe inteira. Afinal, são os profissionais que irão colocar a mão na massa! Comece definindo poucos objetivos e resultados-chave para cada pessoa. 

Lembre-se de que a transparência é o ponto de partida para uma estratégia de sucesso. Procure deixar os OKRs à vista de todos, pois, se os objetivos e aspirações serão coletivos, não há melhor forma de fazer que deixar o time a par da situação.

Apresentação das OKRs

Brainstorming de definição dos objetivos das equipes

Reúna os colaboradores para que sejam definidos os objetivos de cada time. Como já falamos anteriormente, a maior parte das metas será definida pela própria equipe. A dica é fazer um brainstorming com todos para levantar ideias e sugestões. Desse modo, os OKRs estratégicos terão a participação efetiva dos colaboradores.

Dica: a forma como as equipes irão executar as tarefas não é tão relevante quanto os resultados entregues. Cada uma poderá trabalhar conforme achar mais adequado. 

Definição dos resultados-chave

Os resultados devem ser mensuráveis, isto é, indicar se a equipe está cumprindo a proposta. Para cada objetivo, você deve ter um conjunto de dois ou mais resultados principais. Tente não passar de cinco, senão dispersa o foco.

É possível que alguns de seus key results necessitem da colaboração de outra área ou de outra equipe dentro da empresa. Por isso, é interessante fazer uma revisão com os representantes desses setores, de tempos em tempos. 

Revisão e alinhamento geral

Nessa etapa, faz-se uma avaliação de todos os objetivos e resultados-chave apontados. As metas estão ambiciosas o suficiente, ou o pessoal ainda está na zona de conforto? É fundamental subir os níveis do target para que os envolvidos se sintam verdadeiramente desafiados.

A mensuração de KPIs (indicadores de desempenho, na sigla em inglês) é um dos pontos mais importantes na metodologia OKR. Afinal, se você não pode medir, não pode gerenciar os resultados.

Os key results deverão ser reportados semanalmente, conforme cada nível de OKR. Com essa estratégia, é possível antever o fim do trimestre e corrigir equívocos para alcançar a meta estabelecida.  

Scopi é um software muito eficaz nessa etapa dos OKRs. A ferramenta oferece um recurso de cadastramento de indicadores para análise de resultados, permitindo que todos acompanhem o andamento dos processos.

Otimização das estratégias

Finalmente, é hora de analisar os dados levantados. Aproveite os insights com os relatórios para otimizar os pontos de melhoria identificados.

Caso não tenha sucesso, tudo bem. O aprendizado valeu para um trimestre, e não para o ano inteiro, como acontece nas metodologias de gestão tradicionais. Ainda dá tempo de correr atrás do prejuízo. No entanto, se você tiver uma ferramenta com a funcionalidade de indicadores, fica muito mais simples revisar todos os OKRs com a equipe.

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Em resumo, a metodologia OKR ajuda a organizar e distribuir melhor as prioridades da empresa. Quando bem delimitada, ela divide esforços e evita alguns desgastes do dia a dia.

Um dos diferenciais da ferramenta é que cada empresa pode adaptá-la à sua realidade. Basta que todos os colaboradores entendam o propósito e se engajem na tarefa.

Lembre-se de que não se trata apenas de uma forma de gestão, mas de algo a se incorporar na filosofia organizacional. E, com a ajuda de um software específico, o processo pode ser muito mais tranquilo. Tem interesse? Então agende uma demonstração do Scopi agora mesmo!