Equipe de trabalhando fazendo plano de ação

Plano de ação: o que é e como fazer um para sua empresa

O plano de ação é um elemento muito importante dentro do planejamento estratégico da organização. Com essa ferramenta, as equipes conseguem pôr suas atividades em prática para, a partir daí, atingir bons resultados. Quer saber como o processo funciona? Então siga conosco, que vamos explicar tudo em detalhes.

O que é plano de ação

Um plano de ação é um documento no qual são registradas informações sobre as tarefas a serem feitas. A ideia é padronizar o trabalho, de maneira a se criar uma rotina para os colaboradores.

Basicamente, você deve listar tópicos com as ações necessárias para atingir um objetivo. Isso inclui descrever as ações em si, determinar prazos para o início e o fim de cada atividade, além de estipular pessoas responsáveis e o orçamento disponível para a execução daquelas tarefas. Também vale prever eventuais riscos e seus respectivos planos de contingência, de maneira a evitar imprevistos que atrasem o cronograma.

Importância do plano de ação para o planejamento estratégico

O também chamado plano de atividades, ou plano de trabalho, mostra ao seu pessoal o que precisa ser feito e como fazê-lo. Esse detalhamento ajuda a organizar e controlar o fluxo de tarefas dentro da empresa.

Assim, mesmo os colaboradores novatos podem atingir altos níveis de produtividade, pois já sabem quais serão suas atribuições no cargo e como realizar o serviço. Ou seja: o plano se torna uma ferramenta para otimizar o tempo.

Ainda, quando os resultados estão abaixo do esperado, pode-se encontrar o ponto frágil dentro do organograma. Isso permite agir diretamente no foco do problema, corrigindo as ações que precisem de ajustes.

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Metodologias de plano de ação

Existem diversos frameworks que podem funcionar na gestão empresarial. Considerando especificamente o plano de ação, alguns dos modelos mais conhecidos são o 5W2H e o PDCA. Confira uma breve explicação sobre ambos.

5W2H

Essa ferramenta propõe sete diretrizes para minimizar dúvidas sobre a execução de uma atividade. A sigla em inglês corresponde a:

  • What (O que será feito?);
  • Why (Por que essa atividade será executada? Isto é, qual objetivo pretende-se atingir?);
  • Where (Onde o trabalho será realizado?);
  • When (Quando será feito? Quais são as datas de início e término do ciclo?);
  • Who (Quem será a pessoa responsável pela atividade?);
  • How (Como o procedimento será conduzido? Quais são as ações específicas para concluir a tarefa?);
  • How much (Quanto vai custar? Qual será o orçamento disponível?).

PDCA

Essa segunda metodologia de plano de trabalho também leva nome estrangeiro. Trata-se da sigla para Plan, Do, Check and Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). Aqui, a ideia é manter um circuito contínuo de controle e melhoria dos processos.

Dica: PDCA: o que é, benefícios e como aplicar no seu negócio

  • P – Primeiro, identificam-se as tarefas necessárias, o que leva à elaboração do plano de ação;
  • D – Em seguida, há a etapa de execução, na qual o plano se torna a prática diária;
  • C – Então, os gestores avaliam o que está sendo feito, comparando o planejamento à execução para identificar possíveis discrepâncias;
  • A – Finalmente, chega o momento de corrigir eventuais erros para padronizar e consolidar as ações. Isso pode levar a uma nova rodada de planejamento, reiniciando o ciclo PDCA.

Como fazer um plano de ação

Agora que já explicamos o que é um plano de atividades, qual é sua importância para o planejamento estratégico da organização e quais são as principais metodologias usadas no mundo corporativo, vamos a um passo a passo. As etapas abaixo foram definidas para guiar você na criação do próprio plano de ação, de acordo com a realidade específica de seu empreendimento. Aproveite!

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1. Conheça os rumos da empresa

Antes de tudo, você deve entender aonde quer chegar com o próprio negócio. É necessário ter um objetivo estratégico em mente, pois esse será o norte para todas as decisões posteriores.

Junto a esse aspecto, convém estabelecer a filosofia organizacional. Adotar visão, missão e valores pode ser uma ótima maneira de posicionar a marca no mercado. Você encontrará seu diferencial, ou melhor, o propósito de existência da instituição.

2. Identifique as ações necessárias

Uma vez sabendo até onde você pretende ir, fica mais fácil elencar as ações que farão sua equipe chegar lá. É como o planejamento de uma viagem: para sair do Brasil até Portugal, deve-se pegar um avião e cruzar o Oceano Atlântico. Simples assim.

Claro que objetivos diferentes levam a ações diferentes. Por isso, reiteramos a importância de saber o caminho que a empresa seguirá – até mesmo para antever os obstáculos que surgirão.

Dica: Planejamento Estratégico: O Que é e Como Fazer

3. Planeje as ações

Essa é a hora do plano de ação propriamente dito. Você pode utilizar as metodologias 5W2H ou PDCA, como descrevemos acima. Determine as tarefas, os colaboradores responsáveis e os prazos para a entrega.

Por exemplo, digamos que o objetivo seja elevar as vendas. Para tanto, você decide criar uma promoção. Essa estratégia envolverá divulgação na mídia e mudanças no layout do PDV. Quanto se investirá em publicidade? Quem vai decorar a loja? Quanto tempo a ação durará? As respostas para essas e outras questões deverão constar no plano de trabalho.

4. Acompanhe e monitore

Talvez as equipes levem um tempo até se acostumarem ao plano de ação. Pode ser, inclusive, que alguns processos tenham de ser modificados no decorrer dos dias, já que às vezes a realidade traz variáveis inesperadas.

Tudo bem. O ajuste do fluxo de trabalho será um processo contínuo. Certifique-se apenas de que os gestores de cada setor estejam a par das dificuldades. Eles deverão intervir, caso os contratempos brequem a produtividade da empresa.

5. Analise os resultados

Chegando ao fim do plano de ação, você poderá comparar as expectativas iniciais frente aos resultados obtidos. Procure perceber quais foram os avanços e o que poderia ter sido melhor. É entre erros e acertos que o modelo de gestão vai se aprimorando para ser aplicado aos projetos seguintes.

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