Equipe em reunião de avaliação com Scopi

7 dicas para fazer reuniões de avaliação produtivas com Scopi

Para um planejamento estratégico gerar os resultados esperados e ter continuidade, as reuniões de avaliação são indispensáveis. É com elas que se faz o PDCA (Planejamento, Desenvolvimento, Controle e Ajustes) rodar.

As reuniões ocorrem normalmente uma vez por mês e têm a participação de diretores e gerentes, dependendo do porte e da política da empresa. Em micro e pequenas empresas, participam sócios e funcionários.

É muito importante que as metas estejam distribuídas entre os membros da equipe, bem como os projetos. Recomenda-se que a duração da reunião não ultrapasse 1 hora.

Dica: Potencializando o planejamento estratégico com a Matriz SWOT

Selecionamos 7 itens que merecem ser observados nas reunião de avaliação, cuja análise é facilmente realizada através dos painéis de controle do software Scopi:

1. Desempenho geral da organização e dos objetivos estratégicos

Acessar o Painel do Mapa Estratégico com desempenho e verificar o percentual geral de metas atingidas no ano, e o percentual por objetivo estratégico. Analisar os resultados, ressaltando os pontos positivos e o que pode ser feito para melhorar os resultados.

2. Indicadores mais importantes

No Painel de Indicadores, filtrar as metas nível três e comparar os resultados obtidos com a meta e também com o histórico dos anos anteriores. Dessa forma, você tem uma visão completa do crescimento da sua empresa.

3. Fato, causa e ação

Logo após a analise dos indicadores mais importantes, gere um Fato, Causa e Ação para promover melhorias nos resultados. Registre o FCA no Painel de Indicadores com responsável e prazo para execução.

Dessa forma, é possível promover melhorias enquanto as ações ainda estão em andamento, impedindo que resultados negativos comprometam o atingimento das metas estabelecidas.

4. Progresso dos projetos

Em seguida, no Painel de Projetos, acompanhe o percentual de conclusão dos projetos mais importantes. Analise também de forma detalhada quais projetos estão atrasados e quais são os motivos desse atraso. É importante saber se são causas internas ou externas para acelerar a execução.

5. Ranking das metas

Já no Painel do Gestor, acesse o gráfico com o ranking das metas atingidas e não atingidas. Dessa forma fica mais fácil analisar como anda o desempenho individual dos coordenadores e responsáveis pelas metas.

Leia mais: Ferramenta SMART: como ela pode ajudar na definição de metas do planejamento

6. Atividades a serem concluídas

Ainda no Painel do Gestor, acesse as atividades a serem concluídas. Logo depois, verifique o volume de projetos, processos e FCA’s que ainda não foram concluídos e os respectivos responsáveis.

Verifique também os motivos de atrasos, como está o andamento das ações que estão sendo feitas e se as ações não iniciadas precisam de mais alguma informação.

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7. Atividades concluídas

Por fim, acessar também as atividades que já foram concluídas. Analisar quais foram entregues dentro e fora do prazo e o total por responsável. Entender quais foram as dificuldades e facilidades de cada ação, para promover melhorias nas próximas atividades.

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