Conheça o Ciclo PDCA

PDCA: o que é, benefícios e como aplicar no seu negócio

O comportamento do consumidor evoluiu bastante no decorrer das últimas décadas. E as empresas, por sua vez, estão cada vez mais competitivas para que consigam atender às novas demandas. 

Logo, garantir um alto índice de qualidade dos produtos e serviços não é mais um mero diferencial. Mas, sim, uma necessidade de sobrevivência no mercado moderno! 

Dado o contexto, o ciclo PDCA é uma das ferramentas de qualidade mais importantes que você pode implementar em seu negócio. Por isso, neste conteúdo falaremos sobre: 

  • O que é PDCA;
  • Quais os benefícios dessa ferramenta de qualidade;
  • Como o ciclo PDCA é dividido em diversas etapas;
  • Como aplicá-lo em sua empresa. 

Acompanhe a leitura do artigo para saber mais!

Como surgiu o ciclo PDCA?

Em meados da década de 1920, Walter Andrew Shewart, um físico teórico norte-americano famoso por atuar no setor de controle estatístico de qualidade, desenvolveu uma ferramenta. Esta metodologia, mais tarde, mudaria a forma como os gestores empresariais analisam e administram os processos qualitativos de produção. Estamos falando do ciclo PDCA!

Na década de 1950, o ciclo PDCA ganhou popularidade mundial graças às contribuições do professor William Edwards Deming. Ele ficou conhecido pelo título de “guru do gerenciamento de qualidade”. E, é claro, por sua dedicação à otimização dos procedimentos produtivos nos Estados Unidos durante o complexo período da Segunda Guerra Mundial.

O que é o ciclo PDCA?

Também conhecido pelos termos Ciclo de Shewhart ou Ciclo de Deming, o ciclo PDCA é uma ferramenta de gerenciamento utilizada para promover melhorias contínuas nos procedimentos de produção. Utilizando um circuito composto por quatro etapas ou ações:

  • Plan — planejar;
  • Do — fazer;
  • Check — checar;
  • Act — agir.

O objetivo principal é ajudar não apenas na compreensão de como surge um problema. Mas, também, qual a solução ideal para ele. Focando na causa e não somente em suas consequências.

Equipe fazendo um brainstorm para inciar o PDCA da empresa.

A partir do momento em que a oportunidade de melhoria é identificada, é a hora de colocar em ação as atitudes para promover a mudança necessária. E, então, alcançar as metas almejadas com mais eficiência e qualidade! 

Essa técnica de análise e mudança de processos parte do princípio de que o planejamento estratégico não consiste em uma fase estanque. Ou seja: não ocorre apenas uma única vez e também não é absoluto.

Portanto, é possível que o planejamento possa exigir mudanças no decorrer do projeto. E é exatamente isso que o ciclo PDCA ajuda a fazer: controlar de maneira contínua, de modo que contribua para que cada etapa do processo se desenvolva da melhor maneira possível.

Quais os benefícios do ciclo PDCA?

Entre as vantagens de aplicar o PDCA nos procedimentos cotidianos de produção da empresa, podemos citar os principais como:

  • Otimização de diretrizes de controle;
  • Envolvimento da equipe (gestores e colaboradores);
  • Aceleração e aperfeiçoamento de atividades;
  • Identificação de problemas e suas causas-raiz;
  • Integração de etapas produtivas;
  • Aprimoramento contínuo de processos.

No próximo tópico, mostraremos como o ciclo PDCA pode ser aplicado em seu negócio.  Influenciando positivamente o planejamento estratégico e na evolução dos processos!

Como aplicar o ciclo PDCA na sua empresa

Agora, você já tem uma perspectiva mais ampla sobre uma das ferramentas de qualidade mais importantes para o ciclo produtivo de uma organização. Logo, mostraremos como aplicá-la em sua empresa! 

Conforme já mencionamos, PDCA é a sigla para Plan, Do, Check, Act (Planejar, Fazer, Checar e Agir). Basicamente, estas são as quatro etapas do ciclo PDCA que, geralmente, começa pelo planejamento estratégico.

Mas é claro que há a possibilidade de variar entre as metodologias aplicadas, dependendo do tipo de objetivo desejado pela organização. Contudo, observaremos como o ciclo PDCA é aplicado na prática em uma empresa

Vamos lá?

Etapa 1 — Planejamento

Pela ordem lógica, o ciclo começa no planejamento, com foco na parte estratégica. A finalidade aqui é fazer um levantamento das informações e analisá-las para estabelecer metas e objetivos transparentes.

É fundamental que seja elaborada uma estratégia capaz de solucionar os problemas encontrados. Desenvolvida com base nas diretrizes políticas e valores da empresa para que, depois, seja levado em consideração: 

  • O estabelecimento das metas pretendidas com o ciclo PDCA;
  • A escolha do caminho que será percorrido para que elas sejam alcançadas;
  • E, por fim, os métodos que serão utilizados para chegar aos objetivos definidos.
Profissional fazendo uma checklist de ações

A fase de planejamento é dividida em quatro subcategorias, sendo elas:

1. Identificação do problema

Nessa categoria, é necessário definir qual é o problema e reconhecer seu nível de importância para que uma determinada atividade seja desenvolvida. A equipe pode levantar o histórico do problema, mostrar as perdas que ele causou e, então, propor uma data para que ele seja solucionado.

Para ter uma visão mais abrangente do problema, o gestor pode utilizar: 

  • Dados;
  • Fotos;
  • Relatórios;
  • Gráficos;
  • Ferramentas como a Matriz Swot para analisar o cenário. 

Falaremos mais sobre isso a seguir.

2. Observação do problema

É nessa etapa que os detalhes do problema devem ser analisados de perto, assim como suas características específicas. Essa fase pode exigir mais trabalho e ser um pouco mais demorada. Afinal, as características do problema em questão devem ser analisadas com base em diversos pontos de vista, além de em quais locais ele ocorre.

A Matriz Swot, por exemplo, é uma ferramenta que pode ajudar a equipe a analisar todo o contexto em que a empresa se encontra diante do mercado, da concorrência, do ponto de vista do consumidor e como os processos internos têm refletido nisso tudo.

A ferramenta gera informações sobre os pontos fortes e fracos do negócio tanto internamente, quanto no ambiente externo à organização – o que proporciona dados indispensáveis para um bom planejamento estratégico.

3. Análise do problema

Nessa etapa do planejamento, os gestores precisam se perguntar sobre o motivo do problema estar acontecendo. É aqui que as causas serão descobertas. Por isso, a equipe deve levantar possíveis motivos, colocá-los em ordem de importância e escolher os mais prováveis. Além de testar as hipóteses com as novas informações coletadas, descartando as causas mais improváveis.

Entre as ferramentas que costumam ser utilizadas na análise do problema, podemos citar o Diagrama de Ishikawa (causa e efeito), o Teste de Hipóteses e os 5 Porquês.

4. Plano de ação

Após a identificação das causas do problema, é o momento de desenvolver ações para solucioná-lo. O software de planejamento estratégico Scopi, pode ser muito útil nessa etapa, pois otimiza o planejamento estratégico através de seus recursos de gerenciamento e análise de dados.

Ou seja: ele ajuda a criar um plano de ação perfeito para solucionar os problemas identificados. Para facilitar o processo, faça questionamentos como: 

  • “O que precisa ser feito?” 
  • “Quem deve ser o responsável?” 
  • “Quando a tarefa deve ser concluída?”

Etapa 2 — Execução

Na fase de execução, o plano de ação — criado na etapa anterior — deve ser efetivamente colocado em prática. Sem dúvida, essa é uma das etapas mais importantes de todo o ciclo PDCA. Portanto, precisa ser acompanhada de perto, para que haja mais garantia de que as ações sejam executadas de acordo com o planejamento.

Gestores analisando os resultados das ações de PDCA

É muito importante anotar e destacar todos os resultados obtidos a cada tarefa concluída, sejam eles positivos ou negativos. Isso proporciona um aprendizado indispensável para o crescimento do time envolvido durante todo o processo.

Etapa 3 — Checagem

Na fase de checagem, ocorre uma análise mais profunda sobre o foi executado e quais foram os resultados obtidos com o planejamento estratégico.

Essa etapa pode ser desenvolvida no decorrer da execução do plano de ação ou, também, assim que ele for terminado. Permitindo, inclusive, que grupos ou pessoas externas sejam envolvidas no time responsável pela solução do problema.

Esse processo de verificação consiste em confirmar se o que foi planejado está sendo devidamente implantado. Além de analisar e comparar os resultados entre o antes e depois e, é claro, o alcance dos objetivos propostos. 

Caso os resultados colhidos durante a checagem não sejam satisfatórios, é altamente recomendado que se retorne à etapa de planejamento do ciclo PDCA.

Etapa 4 — Ação

Por fim, na fase de ação, o foco é nas ações de melhoria. Nela, os gestores podem refletir sobre todo o caminho a ser tomado até que se chegue ao final do ciclo PDCA. É importante se questionar sobre como será a divulgação dos resultados e de todo o aprendizado adquirido durante o trajeto, assim como os ajustes na etapa de planejamento. Além do que será feito com os possíveis problemas remanescentes, que podem ser incluídos em um novo PDCA, para garantir a melhoria contínua dos processos.

Equipe de líderes aplicando os resultados do PDCA em novas ações

A etapa final é dividida em duas partes, sendo elas:

1. Padronização

Nessa etapa, tudo o que funcionou no plano de ação deve ser padronizado, evitando o risco de que o problema apareça novamente. A padronização é realizada com base na revisão dos documentos que descrevem os processos.

Além disso, é fundamental que todas as alterações nos diversos canais de comunicação da empresa — e-mails, chat, reuniões, etc. — sejam comunicadas. Para que a padronização seja efetiva, o time deve estar apto a desenvolvê-la, o que exige aprendizagem e treinamento para os envolvidos na mudança.

2. Conclusão

É nessa fase que a equipe deve refletir sobre todos os resultados alcançados. Por meio do auxílio de fotos, gráficos ou outras ferramentas de qualidade, como a Folha de Verificação ou a Análise de Pareto. (Mais um motivo para utilizar o software Scopi durante todo o processo!). 

É importante documentar tudo que funcionou e, também, o que não deu certo. Além de identificar o que ainda pode ser melhorado no processo, registrar o aprendizado gerado pelo ciclo à equipe e pensar nos planos futuros.

Scopi Indica

Hoje, gostaríamos de indicar o livro sobre PDCA “Gerenciamento de Projetos com PDCA”, de Mario Klaes e Guilherme Calôba. A obra traz técnicas e conceitos para planejamento, análise e avaliação da performance de portfólios e projetos.

Considerando que a sociedade tem aderido a conceitos e técnicas de gestão de projetos cada vez mais modernas para a realização de atividades nos últimos anos, a visão de um mundo projetizado já não é uma novidade.

Os autores observaram que, por muitos anos, o foco da gestão empresarial estava na execução e no controle de ações e atividades. Com a experiência, a abordagem hoje é outra, focando no planejamento e na qualidade dos projetos. Permitindo uma execução mais previsível e que os esforços da equipe foquem na solução de problemas não previstos, em vez de gerenciar a falta de planejamento estratégico.

Esse livro PDCA traz duas grandes escolas do gerenciamento de projetos moderno, como referência: o PMI, e seu PMBOK. Além das ações e referências do PRINCE2. A finalidade da obra é abordar fundamentos, metodologias e conceitos que permitam a construção de um cronograma que possibilite a administração do projeto. Envolvendo as fases de planejamento, monitoramento, execução e controle.

Para permitir uma perspectiva de projetos que, além do viés prático, seja útil para a realização das atividades cotidianas da empresa, foram reunidos os conceitos complementares de duas referências mundialmente reconhecidas: o PRINCE2 e o PMI.

O livro pode ser útil para gestores de empresas de qualquer porte ou segmento de atuação no mercado, como um suporte para equipes de gestão de projetos. Além de ser uma ótima referência para quem está aprimorando seus conhecimentos em áreas administrativas.

Como você pode ver, o ciclo PDCA é uma das metodologias mais simples e eficientes dentre as atuais ferramentas de qualidade e gerenciamento. Por meio da aplicação da técnica, é possível gerar melhorias contínuas aos processos de produção. Além de prevenir a empresa contra possíveis falhas futuras.

Afinal, o método auxilia na identificação de problemas através da análise de cenários internos e externos à organização. Isto ajuda a evitar que a equipe tome decisões impulsivas e que não sejam baseadas em análise de dados e informações reais sobre o comportamento do mercado. Logo, prevenindo o desperdícios de recursos.

Além disso, o ciclo PDCA auxilia a priorizar a mensuração dos dados e como eles influenciam na geração de resultados. Estes, fundamentais para uma boa gestão dos negócios e uma saúde financeira que garanta a competitividade do negócio em seu nicho de atuação. 

E você? Gostaria de compartilhar suas experiências com a aplicação do ciclo PDCA em sua empresa e de que forma a ferramenta impactou em seus negócios? Se você ainda não utiliza essa metodologia, comece a aplicá-la ainda hoje!